PENDAHULUAN
Ground handling berasal dari kata ground dan
handling. Ground artinya di darat, yang di dalam hal ini Bandar udara
(airport). Handling berasal dari kata dasar hand atau handle yang
artinya tangan atau tangani. To handle berarti menangani, melakukan
suatu pekerjaan tertentu dengan penuh kesadaran. Handling berarti
penanganan atau pelayanan (services or to services). Secara etimologi
ground handling atau ground service diterjemahkan menjadi penanganan di
darat atau pelayanan di darat.
Semua kata terminology
tersebut-ground handling, ground services dan ground operation atau
airport services- pada dasarnya mengandung maksud dan pengertian yang
sama, yaitu merujuk kepada suatu aktivitas perusahaan penerbangan atau
pelayanan terhadap para penumpang berikut bagasinya, cargo, pos, dan
peralatan pembantu pergerakan pesawat di darat dan pesawat terbang itu
sendiri selama berada di Bandar udara, baik untuk keberangakatan
(departure) maupun untuk kedatangan (arrival).
Perusahaan
penerbangan komersial atau lebih dikenal dengan istilah airlines atau
airways merupakan badan usaha yang bergerak di bidang jasa angkutan
udara yang mengoperasikan pesawat terbang sebagai sarana untuk
mengangkut muatan dari satu kota ke kota lain, baik di dalam negeri
maupun ke luar negeri. Muatan yang diangkut adalah penumpang, bagasi,
kargo, dan benda-benda pos.
Secara operasional ada empat unit
kerja utama yang menunjang bisnis angkutan udara dapat terlaksana, yaitu
passenger handling, aircraft handling, inflight service, dan cargo
handling. Obyek yang ditangani oleh ground staff pada intinya meliputi
penumpang (pax), barang bawaan penumpang (baggage/luggage), barang
kiriman (cargo), benda-benda pos (mail), dan ramp handling. Sebagai
sebuah proses penanganan, maka muncul istilah passenger handling,
baggage handling, cargo and mail handling, dan ramp handling.
Ruang lingkup atau obyek kegiatan tersebut pada intinya harus mengacu
kepada aturan yang ditetapkan oleh IATA Airport Handling Manual, 810
Annex A, tahun 1998.
PASSENGER HANDLING
Prosedure keberangkatan penumpang :
Setiap
perusahaan penerbangan harus menginformasikan, perkiraan waktu
berangkat (estimated time of departure ) dan perkiraan waktu tiba /
datang ( estimated of arrival ) yang harus tercantum di dalam time
table, reservation, maupun monitor / display sign board di bandara
sehingga calon penumpang bisa mempersiapkan diri.
Beberapa hal yang perlu disiapkan petugas check – in counter dibuka :
• Passenger manifest ( passenger name list )
• Boarding pass ( untuk manual )
• Baggage claim tag
• Label / tag lainnya, seperti security tag, priority tag, fragile tag, group tag, name tag, chacked baggage tag, dsb.
• Excess baggage ticket
• Seat allocation untuk special seat
• Purser information
• From passenger baggage weight sheet
• From passenger transfer message
• Limited release tag.
Hal
pertama yang dilakukan penumpang ketika tiba di bandara adalah menuju
ke check – in counter dengan membawa tiket, bagasi, dan tas tentengan (
kalau ada ). Setelah memeriksa tiket, petugas check – in counter akan
menimbang bagasi untuk melihat apakah ada kelebihan berat atau tidak.
Bila lebih, dan petugas akan memberikan excess baggage tiket sebagai
tanda bukti pembayaran kelebihan itu. Stelah proses ini selesai, ia akan
memberikan boarding pass dan potongan baggage claim tag, serta
mengembalikan sisa tiket ( cover tiket ). Dari check – in counter dimana
penumpang dibantu untuk membayar airport tax dan fiscal, penumpang
menuju ke pemeriksaan imigrasi, lalu ke boarding gate untuk menunggu
boarding time.
Untuk kenyamanan calon penumpang dan kelancaran
kerja, para petugas check – in counter harus memperhatikan hal – hal
sebagai berikut :
• Penampilan harus rapi, murah senyum, dan ramah.
• Harus mengetahui tata car check – in, antara lain :
- Bagaimana cara memeriksa tiket, passport, visa, surat kesehatan
- Cara mempersiapkan boarding pass
- Cara mempersiapkan baggage claim tag
- Cara membaca PNR atau PNL
- Cara membuat excess baggage tiket seandainya penumpang mempunyai kelebihan berat atas bagasinya
- Cara membaca buku TIM, ABC guide, TIMATIC ( travel information automatic )
a. Proses dan procedure di check – in counter
• Petugas mengucapkan salam ( greeting )
• Penumpang menyerahkan dokumen perjalanan kepada petugas :
• Passport
• Fiscal ( gratis bagi yang mempunyai NPWP )
• Electronic ticket
• Visa
•
Dalam passport penumpang dilihat foto penumpang tersebut apakah sama
dengan penumpangnya dan identitas penumpang di passport dan visa harus
sama. masa berlaku passport dan visa harus lebih 6 bulan, hal ini
dilakukan untuk mencegah terjadinya masalah di negara tujuan.
•
Memasukkan nama penumpang di passenger list pada computer untuk
mengetahui bahwa penumpang tersebut sudah melakukan reservasi sesuai
dengan ticket yang ia miliki.
• Kemudian memasukkan data penumpang seperti genre penumpang, nomor seat penumpang, dsb.
•
Setelah itu keluar boarding pass untuk penumpang tersebut dan
ditempelkan label tax seharga Rp. 150.000,- yang harus di bayar
penumpang, apabila penumpang tersebut tidak mempunyai NPWP, maka
penumpang tersebut juga membayar sebesar Rp.2.500.000,-
• Kemudian petugas menimbang tas passenger :
•
Apabila berat tas tersebut kurang dari 7 kg, maka tas tersebut bisa di
bawa oleh penumpang itu sendiri dan menjadi tanggung jawab penumpang
tersebut, tas seperti itu biasa disebut hand carry.
• Apabila berat
tas tersebut lebih dari 7 kg, maka tas tersebut harus di jadikan bagasi.
Free allowance bagasi yang didapatkan penumpang sesuai dengan kelasnya,
yaitu business 30 kg, economi 20 kg, infant 10 kg, VIP 40 kg. berat tas
penumpang tidak boleh melebihi free allowance, jika melebihi dari free
allowance maka penumpang harus membayar excess baggage.
• Setelah
ditimbang, petugas check – in membuat tag baggage penumpang tersebut
dengan memasukkan jumlah berat tas dan banyaknya tas.
• Kemudian tag
baggage yang keluar, diambil tag numbernya dan di tempelkan pada bagasi
sebagai identitas diri agar jika sewaktu – waktu bagasi tersebut
terpisah dari pemiliknya, bagasi tersebut bisa cepat – cepat di berikan
kepada pemiliknya.
• Tas penumpang juga diberi label sesuai dengan
kelas, dan apabila penumpang tersebut merupakan kelas bisnis atau
frequent flyer maka penumpang tersebut juga akan mendapatkan fasilitas
lounge.
• Setelah semuanya sudah selesai dan semua dokumen – dokumen
penumpang sudah diperiksa oleh petugas kemudian petugas check- in
counter menunjukkan dimana gate ( gate berapa ), nomor seatnya, jam
keberangkatan, dan tag number bagasi pax tersebut.
b. Proses dan Prosedur Di Boarding Gate.
• Among.
Petugas ini pertama kali ditemui sewaktu digate,karena berada didepan
pintu gatenya. Pertama petugas ini harus mengucapakan salam terlebih
dahulu lalu meminta dokumennyauntuk diperiksa ulang setelah tadi
diperiksa oleh petugas check-in, apakah kartu imigrasi sudah mendapatkan
cap dari petugas imigrai atau belum dan menstepless kartu imigrasi
dengan boerding passnya sambil mewawancarai penumpang.
• Boarding Pass Colector.
Setelah
petugas among, penumpang akan menemui petugas boarding pass
colector,petugas ini bertugas merobek bording pass yang sudah disatukan
dengan kartu imigrasi kemudian sobekan boarding passnya satu diberikan
kepada penumpang dan yang satu lagi yang ada kartu imigrasinya diberikan
kepada petugas gate checker setelah itu penumpang di berikan boerding
card yang dosesuaikan dengan nnomor tempat duduknya.Serta mengarahkan
penumpang sesuai dengan warna boarding cardnya,
seperti warna biru da merah menunggu disebelah kanan dan warna cokelat
dan hijau menunggu disebelah kiri.
• Gate Cheker.
Petugas ini
memasukkan data penumpang yang sudah masuk ke gate ke dalam komputr
dengan cara memasukkan nomor tempat duduk penumpangnya.Dan setelah
penerbangan petugas ini memberikan kartu imigrasi yaang sudah di sobek
oleh petugas boarding colector kepada petugas imigrasi dn dihitung
sesuai jumlah penumpang yang berangkat.
• Interprinter/Announcement
Petugas ini bertugas mengprin data manifes penumpang yang akan
berangkat serta memberikan pengumuman seperti tetang kedatangan
pesawat yang terlambat serta memberikan pengumuma tentang penumpang
yang harus duluan masuk kedalam pesawat dan disesuaikan dengan warna
boardig cardnya.Seperti penumpang yang butuh penanganan khusus “sakit”
kemudian kelas bisnis lalu penumpang yang boarding cardny berwarna
merah, biru,hijau dan yang terakhir berwarna coklat.
• Boarding door.
Petugas
ini biasanya berjumlah dua orang petugas karena selain bertugas
mengumpulkan boarding card penumpang yang akan masuk kedalam pesawat,
petugas yang satunya lagi bertugas menghitung jumlah penumpang dengan
alat penghitung agar jumlah dari awal hingga penumpang yang berangkat
sama.
Proses dan procedure lost and found
• Petugas lost and found memberikan salam kepada penumpang ( greeting passenger ) yang akan melaporkan bagasinya yang hilang.
• Selanjutnya petugas lost and found meminta penumpang menunjukkan ticket, passport, dan tag numbernya.
•
Kemudian petugas lost and found akan membuatkan property irregularity
report (PIR) yang berisi informasi mengenai ciri – ciri tas yang hilang
seperti merk, warna, ukuran, tanda khusus, dll.
• Petugas lost and
found akan menanyakan alamat dan nomor telepon yang dapat dihubungi oleh
petugas lost and found apabila tas sudah ditemukan.
• Setelah
selesai membuat PIR, petugas lost and found dan penumpang akan tanda
tangan serta tembusan PIR tersebut akan diberi kepada penumpang sebagai
bukti apabila ia ingin meminta ganti rugi atas bagasinya yang hilang.
•
Data bagasi yang hilang, oleh petugas lost and found akan dimasukkan ke
computer dan di tracing ke seluruh dunia agar apabila ada bagasi yang
ciri – cirinya sama dengan bagasi yang hilang akan di kirim ke tempat
yang mencari bagasi tersebut.
• Pencarian bagasi tersebut dilakukan
selama 14 hari, apabila lebih dari 14 hari bagasi tersebut belum
diketemukan maka penumpang Dapat meminta ganti rugi kepada airlines.
•
Ganti rugi diberikan berdasarkan berat tas yang hilang berapa kg. besar
ganti rugi per kg yang diberikan kepada penumpang, tergantung kebijakan
dari airlines yang bersangkutan.
• Apabila tag number penumpang
hilang, maka petugas lost and found tidak membuatkan PIR kepada
penumpang melainkan membuatkan lost of unchecked article report. Kertas
laporan ini fungsinya hampir sama dengan PIR, yaitu laporan memeriksa
bagasi hilang, hanya saja airlines tidak bertanggung jawab atas
hilangnya bagasi tersebut sehingga penumpang tidak mendapatkan ganti
rugi dari airlines.
• Apabila bagasi yang hilang sudah diketemukan,
maka petugas lost and found akan menghubungi penumpang dan penumpang
tersebut akan mengembilnya dengan mengisi tanda bukti serah terima bahwa
penumpang tersebut sudah mengambil bagasinya
Prosedure kedatangan penumpang
Dibandingkan dengan procedure keberangkatan penumpang, procedure
kedatangan penumpang lebih singkat dan sederhana. Namun demikian,
persiapan dan pelayanan terhadap kedatangan penumpang tidak boleh
berkurang atau sekedarnya, tetapi harus diberikan layanan prima.
Petugas dibagian kedatangan pesawat / penumpang haruslah mengetahui jam –
jam kedatangan pesawat ( estimated time arrival ), sehingga mereka bisa
mempersiapkan diri. Para petugas harus mengetahui apakah ada penumpang
yang transit, transfer, dan yang turun di kota tersebut. Penumpang yang
transit akan diberikan transfer card. Penumpang yang transfer akan
segera dibantu sehubungan dengan tempat duduk, bagasi, dsb. Bagi
penumpang yang turun di kota tersebut akan dibimbing ke bagian imigrasi
untuk pemeriksaan passport dan visa, lalu ke tempat pengambilan bagasi.
Kalau urusan bagasi sudah selesai, para penumpang dipersilahkan menuju
ke pemeriksaam pabean ( jalur hijau dan jalur merah) , lalu keluar
bandara. Bila ada bagasi yang belum ketemu atau hilang atau mungkin ada
yang rusak, penumpang tersebut akan diajak ke bagian lost and found.
Dari uraian tersebut di atas jelas tergambar bahwa kegiatan kedatangan
penumpang lebih singkat dan simple yaitu lebih tertuju kepada
mendampingi dan memberikan petunjuk dan informasi kepada para penumpang
ketika tiba / mendarat di bandara serta di mana tempat pengambilan
bagasi penumpang ( baggae claim area ).
Selanjutnya mengenai
passenger handling, kiranya kita perlu mengetahui karakteristik dan
bagaimana perlakuan terhadap mereka. Sebagaimana kita ketahui bahwa
penumpang adalah seseorang yang menggunakan jasa angkutan udara dengan
membayar sejumlah uang untuk maksud tersebut dan kepadanya diberikan
tanda bukti berupa tiket yang sah, diluar pilot dan awak cabin.
Kewajiban perusahaan penerbangan adalah mengangkut dan melayani
penumpang tersebut sesuai kontrak atau perjanjian ( berupa tiket )
dengan sebaik – baiknya.
Secara umum, penumpang dapat di kategorikan
menjadi tiga jenis, yaitu penumpang biasa, penumpang khusus, dan
penumpang bermasalah. Dalam praktiknya tergantung bagaimana airlines
memperlakukan para penumpang sesuai dengan kondisi dan kebijakan
airlines tersebut. Sebagai standarisasi pelayanan penumpang, maka
airlines dituntut untuk senantiasa meningkatkan pelayanan yang optimal
kepada para penumpangnya
PENUMPANG BIASA
PENGELOMPOKAN PENUMPANG KHUSUS
PENUMPANG
PENUMPANG BERMASALAH
SPECIAL PASSENGER :- VIP & CIP
- INF&CHD
- UMNR
- WCHR
- STCR
- PGNT
- BND
- FATMAN
- POOLING
- FAMILY + GROUP
- RELIGIOUS.
Penumpang
dikategorikan sebagai special passenger karena kondisi fisik –
mentalnya, status sosial – ekonominya, kedudukan nya, jabatanya,
pengaruhnya ; karena latar belakang penumpang yang bersangkutan atau
karena perusahaan penerbangan menganggap penumpang tersebut perlu
pelayanan atau penanganan secara khusus.
Yang termasuk special passenger tersebut antara lain sebagai berikut :
VIP
( very Important person ) adalah penumpang yang kedudukannya atau
jabatannya dalam suatu pemerintahan menyebabkan penumpang tersebut harus
mendapat penaganan khusus ( dalam hal ini prioritas/istimewa ).
Contohnya : kepala pemerintah, kepala negara, raja, ratu, perdama
menteri dll yang sejenisnya. Penumpang VIP beserta rombongan harus
mendapat duduk di barisan paling depan. Mereka boarding belakangan (
setelah penumpang yang lain sudah naik ) dan ditempat tujuan turun
terlebih dahulu. Penyelesaian VIP hendaknya dilakukan dengan kerja sama
yang baik antara pihak protokoler dengan pihak groun staff. Penanganan
harus dilakukan dengan teliti dan penuh dengan perhatian , jangan sampai
hal buruk terjadi.
CIP ( commercial important person ) adalah
pejabat penting dalam suatu perusahaan besar dan terkenal seperti
direktur utama atau para direksi lainnya. Ia perlu pelayana khusus
karena ia selalu naik dengan kelas utama.
INFANT&CHD, INF (
bayi ) ialah sejak lahir sampai dengan 2 tahun atau 24 bulan. Tempat
duduk bayi biasanya satu kursi dengan ibunya dan pembayaran ticket
pesawat 10 % dari tarif normal. Lewat dari 2 tahun sampai dengan 10
tahun dikategorikan penumpang anak – anak ( CHD ). Ketentuan ini belaku
untuk penerbangan domestic. Sementara untuk penerbnagan internasional,
ketentuannya adalah berusia antara 2 – 12 tahun. Penumpang anak – anak
mendapat kursi dengan membayar tiket sebesar 50% dari tariff normal
penumpang dewasa. Seorang anak yang genap berusia 12 tahun pada hari
keberangkatan, dikenakan biaya penuh sesuai dengan tariff penumpang
dewasa. Ukuran usia tersebut berdasarkan pada data autentik tanggal
lahir anak tersebut yang tercantum di dalam passport. Bayi yang berumur
antara 3 – 12 bulan bila naik pesawat harus disertai orang tuanya /
orang dewasa dan dengan surat keterangan dokter yang merawat dengan
diketahui oleh dokter perusahaan penerbangan / ground handling company.
Bayi berumur 1 – 2 tahun dapat diangkut sesuai dengan peraturan yang
berlaku. Bagi bayi yang berumur 9 bulan dapat menggunakan keranjang baby
basket. Untuk pemakaian baby cottage atau baby cradle penumpang dapat
mengajukannya pada saat reservasi. Tersedia atau tidaknya baby cradle
tergantung pada persediaan di dalam pesawat yang bersangkutan yang
dibatasi sampai dengan maksimal 3 buah. Makanan khusus bayi pun dapat
diberikan melalui procedure pemesanan di muka ( reservasi ).
UMNR
( unaccompanied minor ) adalah anak kecil yang naik pesawat tanpa
didampingi atau pergi sendirian. Pembatasan umur antara 7 samapai 12
tahun. Untuk anak yang berumur dibawah 7 tahun harus didampingi. Ada dua
sistim penanganan untuk UKM yaitu jasa pengawalan dan jasa
pendampingan. Yang memakai jasa pengawalan dan jasa pendampingan akan
dikenakan biaya sebesar tariff dewasa, dengan perhitungan berikut. UM
membayar 50% dari tariff dewasa sekali jalan dan cabin crew sebagai
pengawal memperoleh tariff industrial discount sebesar 25% dan tariff
pergi – pulang.
Hal – hal yang perlu diperhatikan sehubungan dengan penumpang anak – anak yang terbang sendiri adalah sebagai berikut :
- Harus ada pemesanan tempat terlebih dahulu ( confirmed booking )
- Mebgisi form of indemnity yang ditandatangani oleh orang tua yang bersangkutan
- Adanya keterangan jaminan bahwa anak tersebut ditempat tujuan akan ada yang menjemputnya
- Anak harus dalam keadaan sehat fisik dan mental ( UM yang bisu dan tuli, terbelakang mental, sebaiknya tidak diterima )
-
Di bandara keberangkatan, orang tua atau pengantarnya harus
menyelesaikan procedure check – in, menyerahkan kelengkapan formalitas,
dan menandatangani serah terima pengawasan kepada petugas pasasi. Orang
tua atau pengantarnya tidak diizinkan meninggalkan bandara sebelum
pesawat berangkat.
- Pada saat boarding, petugas pasasi menyerahkan pengawasan kepada purser atau cabin crew yang bertugas dalam penerbangan.
- Selama penerbangan berlangsung, tugas pengawasan dapat dilakukan oleh cabin crew yang bertugas
-
Dibandara tujuan, cabin crew menyerahkan pengawasan YM kepada petugas
pasasi yang akan mengurus penyelesaian formalitas anak meleui CIQ
-
Setelah melalui proses penyelesaian formalitas, petugas pasasi
melaksanakan serah terima tanggung jawab kepada pihak penjemput yang
sudah ditentukan sesuai dengan data yang ada dalam dokumen UM handling
service
- Untuk pengantar bisa diurus oleh orang tua sendiri atau jika tidak pihak perusahaan bisa menyediakan/
hal – hal yang harus diperhatikan bila orang tua si anak meminta fasilitas pengantar / pendamping kepada petugas dan carrier :
- Pengantar adalah karyawan tetap dari airlines tersebut
- Sebaiknya wanita
- Sehat, tidak cacat, dan tidak mabuk udara
- Mempunyai inisiatif yang tinggi lebih diutamakan yang berpengetahuan dan berpengalaman mengasuh anak – anak
- Mengetahui keadaan daerah / kota / negara yang dituju
- Ada surat izin dari suami bila sudah menikah
- Ada surat izin dari orang tua bila belum menikah dan belum berumur 21 tahun,
Anak berusia 12 – 15 tahun, walaupun telah membayar tiket dengan tariff dewasa
WCHR
( wheel chair )adalah penumpang yang memerlukan bantuan kursi roda
yang karena kondisi kesehatannya atau keadaan fisiknya memerlukan kursi
roda untuk menuju ke pesawat atau sebaliknya.
Permintaan kursi roda ini dapat dibagi dalam kategori berikut :
-
Penumpang dapat naik dan turun sendiri serta bergerak ke / dari tempat
duduk dalam hal ini dari gedung terminal ke pesawat dan sebaliknya
penumpang akan memakai kursi roda. Penumpang seperti ini dikenal dengan
istilah WCHC ( penumpang memerlukan kursi roda sewaktu di dalam cabin )
-
Penumpang tidak dapat naik dan turun dari pesawat sendiri. Tetapi dapat
berjalan ke / tempat duduk sendiri, dengan sangat sulit dan pelan –
pelan. Penumpang seperti ini dikenal dengan istilah WCHS ( penumpang
tidak bisa naik – turun pesawat menggunakan tangga atau step ).
-
Penumpang tidak bisa naik – turun pesawat sendiri ke / dari tempat
duduknya, dan tidak bisa berjalan agak jauh, misalnya di ramp. Penumpang
seperti ini dikenal dengan sebutan WCHR.
Untuk point 2 dan 3
penumpang harus disediakan kursi roda dari petugas pembantu bandara
keberangkatan dan badara tujuan. Bila tidak ada yang mengantar dan
menjemput, dapat dimintai bantuan cabin crew atau ground staff,dll
STCR
( STRETCHER ) adalah penumpang yang memerlukan tandu, penumpang yang
mempunyai kondisi fisik dan mentalnya memerlukan alat bantu untuk
memudahkan penumpang naik ke pesawat / berada di dalam pesawat.
Pengangkutan penumpang sakit ini harus melalui proses penanganan standar
yang disebut medical clearance atau medical case yang disingkat MEDA.
Untuk kepentingan ini, maka perusahaan penerbangan harus menyediakan
peralatan tersebut dan untuk memudahkan koordinasi, penyediaan alat
tandu sebelumnya harus dilakukan terlebih dahulu. Permintaan tandu harus
diajukan jauh sebelumnya. Permintaan ini akan terus diteruskan kepada
bagian – bagian lain yang terkait dengan pengursannya. Untuk pembayaran,
sebagian airline mengenakan biaya normal 100% sementara itu, beberapa
airline yang lain ada yang menetapkan biaya tambahan yang besarnya
bervariasi. Untuk pengangkutan penumpang yang ditandu ini, persyaratan
yang harus dipenuhi adalah sebagai berikut :
- Adanya surat keterangan dokter yang menyatakan penumpang tahan naik pesawat dan penyakit yang dideritanya tidak menular
- Diantar oleh anggota keluarga, perawat / dokter
- Naik ke pesawat duluan dan turun belakangan
- Tersedia ambulance di tempat / stasiun tujuan
- Membayar biaya tambahan sebesar 200%
-
Beberapa perusahaan menetapkan biaya berbaring di pesawat sebesar tiga
kali harga tiket normal di mana ia naik ( dengan asumsi ia memrlukan
tiga seat )
- Menandatangani form of indemnity
Perusahaan
penerbangan menyediakan botol berisi oksigen bagi penumpang orang sakit
yang membutuhkannya selama penerbangan dengan biaya / tariff yang telah
ditentukan untuk setiap botolnya. Pemberitahuan tentang adanya penumpang
orang sakit kepada awak pesawat tercantum di dalam dokumen yang disebut
passage information sheet ( PIS ). Informasi ini tentang penumpang
orang sakit, termasuk permintaan tandu atau stretcher langsung dikirim
bersamaan dengan pengiriman load message pada saat keberangkatan
pesawat. Dalam hal ini untuk memperlancar pekerjaan, maka diperlukan
adanya koordinasi menyangkut seating, makanan, ambulance, pihak
penyambut / penjemput ,dll.
PGNT ( PREGANT WOMAN )
adalahpenumpang wanita hamil, untuk wanita hamil yang usia kehamilannya
sekitar 32 minggu ( 8 bulan ) tidak dapat diterima untuk diangkut oleh
pesawat. Namun, jika keadaan memaksa, hal tersebut dapat dilakukan
dengan memenuhi persyaratan sebagai berikut
1. ada surat keterangan dokter yang merawatnya dan diketahui oleh dokter perusahaan
2. menandatangani form of indeminity.
Untuk
wanita hamil diusahakan tidak terbang terlalu lama, maksimal 4 jam.
Bila lebih dari 4 jam hendaknya dibagi pada penerbangan lain dengan
maksimal 4 jam perjalanan sehingga tidak melelahkan yang bersangkutan.
BND
( BLIND ) penumpang buta, untuk penanganan penumpang buta harus
diserahkan oleh pengantar kepada petugas airline di check – in counter
airport. Jika pengantar tidak ikut serta, petugas stasiun harus
mendampingi penumpang buta tersebut sampai penumpang tersebut naik ke
pesawat. Di stasiun tujuan, ground staff harus membantu penumpang turun
dan menyelesaikan bagasinya. Bila ada penjemputnya, serahkan penumpang
tersebut kepada yang bersangkutan dan bila tidak ada penjemputnya,
berilah bantuan sampai di alamat yang dituju. Untuk penumpang buta yang
membawa anjing, anjing tersebut harus di masukkan ke dalam cargo
compartment. Namun, jika penumpang tersebut mengaharapkan anjingnya ikut
bersamaan ke dalam kabin pesawat, harus di penuhi persyaratan sebagai
berikut :
• Anjing harus menggunakan brongsong ( penutup mulut dari besi )
• Anjing tidak boleh duduk ditempat duduk penumpang.
• Anjing diberi alas dengan bahan yang dapat menyerap air dan kotoran.
• Anjing tidak akan menggangu penmpang atau membahayakan penumpang lain di pesawat.
• Anjing dipastikan dalam kondisi sehat.
• semua peraturan pemerintah untuk memebawa anjing harus ditaati.
• Hanya satu anjing penuntun orang buta yang diperkenankan untuk setiap penerbangan.
• Penumpang buta yang membawa anjing penuntun harus diberangkatkan naik ke pesawat lebih dulu dari penumpang lainnya.
Dalam menerima pembukuan ( reservasi ) penumpang dengan anjingnya harus diperhatikanpersyaratan sebagai berikut :
• Persyaratan kota transit dan kota tujuan harus dipenuhi bila tidak, maka pengangkutan ditolak.
• penerbangan nonstop yang terlalu lama ( sekitar 4 jam ), dalam hal ini pengangkutan anjing jangan diterima.
• Airline tidak bertanggung jawab atas pelanggaran aturan – aturan yang berlaku.
•
Airline tidak bertanggung jawab atas sakit, kecelakaan, kematian, dan
sebagainya yang terjadi pada anjing tersebut. Kepala stasiun
keberangkatan harus memberitahukan kepada stasiun dan stasiun tujuan
atas anjing penumpang buta tersebut.
Kepala stasiun keberankatan harus memberitahukan kepada stasiun dan stasiun tujun atsa anjing penumpang but tersebut.
FATMAN
( OBESITAS ) penumpang gemuk, untuk penanganan penumpang tersebut
dengan kondisi badan yang melebihi batas normal harus disediakan kursi 2
dan ditempatkan dibarisan depan atau paling belakang serta dekat
gang/row. Hal ini dimaksudkan untuk memudahkan penumpang tersebut masuk
dan keluar dari kursi / barisannya sehingga tidak mengganggu penumpang
lain. Penumpang semacam ini tetap membayar 100% meskipun ada beberapa
airline yang memepunyai aturan lain, yaitu membayar 2 kursi atau kena
biaya tambahan 50%.
POOLING ( 2 anak yang ditempatkan dalam satu
kursi ) bila diketahui ada penumpang anak untuk penerbangan tertentu,
perlu diberlakukan ketentuan untuk pooling anak. Maka untuk satu kursi
dapat diisioleh 2 orang anak setelah diketahui secara pasti kondisi
fisik kedua anak tersebut memungkinkan untuk didudukan dalam satu kursi.
Ketentuan seperti ini biasanya diberlakukan apabila terdapat kondisi
sebagai berikut :
• Kondisi pesawat penuh ( peak season ). Bila tidak penuh, tetap didudukan satu kursi untuk satu anak.
• Umur kedua anak tersebut tidak lebih dari 7 tahun.
• Kedua anak tersebut bisa bersandar dalam satu kursi dan satu keluarga denga seizin orang tua.
•
Ditentukan di airport setelah petugas melihat secara langsung kondisi
fisik anak. Ketentuan pooling inin hanya untuk pesawat – pesawat
tertentu yang memang dapat melakukan ketentuan tersebut.
• Umumnya ketentuan ini hanya diberlakukan untuk penerbangan ke luar negeri (internasional )
PENUMPANG YANG BERMASALAH DENGAN KEIMIGRASIAN
Penumpang bermasalah dalam hal ini adalah yang berkaitan dengan
penyalahgunaan dokume – dokumen perjalanan penumpang internasional, baik
dokumen yang dipalsukan ( tidak valid ), disalahgunakan, maupun dokumen
– dokumen yang tidak lengkap. Penumpang seperti ini biasanya berkaitan
pula dengan masalah – masalah politik dan hokum, seperi suaka politik,
criminal, tindak kejahatan. Semua kejadian ini terekam dalam jaringan
Interpol meupun jaringan keimigrasian. Beberapa penumpang yang termasuk
kategori ini antara lain sebagai berikut :
INDAMISSABLE PASSENGER ( INAD )
Adalah penumpang yang ditolak masuk suatu negara karena tidak memenuhi
persyaratan negara tersebut ( cekal, tau cegah misalnya )
Beberapa sebab mengapa ia ditolak masuk ke suatu negara, antara lain :
• Dokumen perjalanan tidak lengkap ( passport habis masa berlakunya, tidak ada visa, passport palsu,dll.
• Terkena daftar hitam / black list seperti teroris, criminal, pembawa penyakit berbahaya dan menular.
• Alasan politik.
penumpang
seperti ini akan ditolak ketika mendarat / berada di airport dan harus
meninggalkan negara tersebut menuju ke stasiun selanjutnya atau kembali
ke negara dari mana ia berangkat terakhir. Airline yang bersangkutan
yang membawa penumpang tersebut bertanggung jawab atas kejadian ini.
Cara menangani inadmissible passenger ( INAD ) adalah sebagai berikut :
• Periksa dari penerbangan mana orang tersebut datang
• Cocokkan namanya dengan daftar penumpang
•
Catat penumpang yang ditolak dari bagian imigrasi tersebut: nama,
kebangsaan, nomor passport, sebab ditolak dan tiket untuk kembali ke
negaranya.
• Siapkan bagasinya
• Kembalikan ke negara asal atau negara ketiga dengan kesempatan penerbangan pertama
• Antarlah penumpang tersebut ke ruang tunggu keberangkatan .
• Serahkan pasportnya kepada cabin crew dalam amplop tertutup
• Kirim telex ke bandara tujuan tentang penumpang tersebut
Kalau
penumpang yang ditolak oleh imigrasi tersebut tidak mempunyai tiket
untuk kembali, perusahaan penerbangan yang mengangkut penumpang tersebut
sewaktu datang. Bertanggung jawab untuk membelikan tiketnya.
DEPORTEE PASSENGER
Adalah penumpang yang telah diizinkan masuk suatu negara, tetapi karena
perbuatannya dan tingkah lakunya, oleh negara tersebut di person non
grata – kan dan harus meninggalkan negara tersebut secepat mungkin.
Contohnya kasus ini antara lain staf kedutaan, konsulat atau atas
negara yang bermasalah ( urusan politik : myang melawan embuat onar,
melakukan tindakan criminal, menjelekkan negara tersebut, dll
CARGO HANDLING
A. Defenisi Kargo dan pihak-pihak terkait
Cargo
adalah semua barang (goods) yang dikirim melalui udara (pesawat
terbang), laut (kapal), atau darat (truk container) yang biasanya untuk
diperdagangkan, baik antarwilayah/kota di dalam negeri maupun
antarnegara (internasional) yang dikenal dengan istilah ekspor-impor.
Apa pun jenisnya, semua barang kiriman, kecuali benda-benda pos dan
bagasi penumpang, baik yang diperdagangkan (ekspor-impor) maupun untuk
keperluan lainnya (nonkomersial) dan dilengkapi dengan dokumen
pengangkutan (SMU atau Air Way Bill) dikategorikan sebagai kargo.
Ada
pihak utama yang terkait dengan pengiriman kargo, yaitu pihak pengirim
(shipper), dan atau penerima (consignee), pihak pengangkut, dan pihak
ground handling dan atau warehouse operator. Shipper bisa berupa
perorangan, badan usaha, dilakukan secara langsung tanpa perantara, atau
melalui jasa ekspedisi pengiriman barang yang dikenal dengan istilah
freight forwarder atau ekspedisi muatan kapal laut atau ekspedisi muatan
pesawat udara. Beberapa contoh perusahaan kelas dunia yang sudah
mengklaim diri menerapkan konsep total logistic service antara lain
Fedex, TNT, DHL, UPS, dan lain-lain. Untuk domestic ada Fin Logistic,
MSA kargo, dan Republix Express (Repex Airlines). Sedangkan carrier bisa
berupa cargo sales agent, cargo sales airline, airline/air charter yang
juga berfungsi sebagai pengangkut kargo.
B. Prosedur Ekspor Impor
Ada
beberapa syarat prosedural yang harus dilakukan baik untuk mengekspor
maupun mengimpor barang. Untuk mengirim barang, hal-hal yang harus
dilakukan adalah sebagai berikut :
1. Bila seseorang ingin mengirim
barang/kargo, yang harus dilakukan adalah mendatangi kantor cargo
agent/freight forwarder dengan membawa barangnya. Di sana barang akan
ditimbang dan diperiksa packingnya. Bila memenuhi syarat, maka akan
dibuatkan dokumen Air Waybill (untuk pengiriman dalam negeri dibuatkan
surat muatan udara). Biaya pengiriman bisa dibayar di muka (prepaid)
atau di tempat tujuan (collect).
2. Selanjutnya cargo agent atau
freight forwarder akan datang ke area pergudangan, khususnya ke
Acceptance Counter untuk memproses kargo tersebut.
3. Dokumen-dokumen
pelengkap kargo dibawa ke pabean untuk diperiksa dan disetujui. Bila
memenuhi syarat, barang siap untuk dikirim.
4. Selanjutnya barang
disimpan dan di built up di gudang outbound sampai tiba waktunya untuk
dinaikkan atau dimasukkan ke dalam cargo compartment pesawat.
5.
Tahap berikutnya adalah proses pengeluaran barang yang diterima, yaitu
setelah barang diturunkan dari pesawat terbang, barang akan disimpan
lebih dahulu di gudang impor dan gudang rush handling.
6. Si penerima
barang akan mendapatkan pemberitahuan tentang adanya barang kiriman
(notice of arrival) berupa surat, email, atau melalui telepon dari
petugas di gudang inbound.
7. Consignee dalam hal ini bisa diwakili
oleh freight forwarder, datang ke gudang inbound untuk melakukan proses
pengambilan kargo tersebut.
8. Barang di gudang impor hanya bisa
dikeluarkan setelah diperiksa (dinyatakan clearance) oleh pihak pabean
dan pembayaran pajak dan atau bea masuk atas barang tersebut telah
diselesaikan.
C. Klasifikasi Kargo
Berdasarkan cara
penanganannya, kargo dibagi ke dalam dua golongan besar,yaitu general
cargo dan special cargo. Sementara itu, menurut ketentuan dari IATA HAM
810 April 1998 Annex A, 20th edition, January 2002 bahwa kargo dibedakan
menjadi 3 jenis yaitu general cargo, special shipment (missal AVI, PER,
HUM, VAL, DG, LHO, VUN, dll) dan specialized cargo products (misalnya
express cargo, dan courier shipment).
1. General cargo adalah
barang-barang kiriman biasa sehingga tidak memerlukan penanganan secara
khusus, namun tetap harus memenuhi persyaratan yang ditetapkan dan aspek
safety. Contoh barang yang dikategorikan general cargo antara lain :
barang-barang keperluan rumah tangga, peralatan kantor, peralatan
olahraga, pakaian (garment, tekstil), dan lain-lain.
2. Special
cargo adalah barang-barang kiriman yang memerlukan penanganan secara
khusus (special handling). Jenis barang ini pada dasarnya dapat diangkut
lewat angkutan udara dan harus memenuhi persyaratan dan penanganan
secara khusus sesuai dengan regulasi IATA dan atau pengangkut. Contohnya
yaitu live animals, human remain, perishable goods, valuable goods, dan
dangerous goods.
Gambar aktifitas pergudangan inbound
Pada
gudang inbound ada beberapa unit yang terkait dengan penanganan kargo,
seperti unit acceptance, document processing, storage, dan break down
area. Pada prinsipnya penerimaan dan pengiriman kargo ada dua hal yaitu
dokumen dan kargo.
ACCEPTANCE AREA
Acceptance di gudang impor
adalah unit yang bertugas melakukan verifikasi dokumen sebelum menjalani
proses selanjutnya. Selanjutnya akan dibahas tata cara di acceptance.
Selanjutnya dokumen tersebut dipilah-pilah dan didistribusikan ke unit
storage, cargo delivery, rush handling, transfer/transit, bea cukai, dan
karantina, kantor pos tukar bandara setempat ataupun warehouse operator
lain untuk proses over bringen (OB)
Memeriksa data pada MAWB antara lain :
• (1) Special Handling Information
• (2) Commodity
• (3) Sistem Pembayaran (collect atau prepaid)
• (4) Tujuan akhir pengiriman
• (5) Nama dan alamat consignee
BREAK DOWN AREA
Break down area adalah tempat kargo dibongkar atau diturunkan dari ULD. Pelaksanaan breakdown adalah sebagai berikut:
1. Petugas mendapatkan break down plan dari petugas acceptance
2. Petugas akan memeriksa kondisi ULD secara saksama sebelum kargo diturunkan.
3. Pada saat kargo dibongkar, petugas akan mencatat :
Kondisi ULD
Nomor ULD
Kondisi segel
Nomor MAWB dan jumlahnya per ULD
Nomor HAWB dan jumlahnya per ULD
Jenis, warna, dan cirri kemasan
4.
Apabila ada special cargo, petugas akan segera mengalokasikannya sesuai
dengan jenis kargonya, kecuali ada permintaan sendiri dari pemilik
kargo.
5. Apabila ada kargo angkut lanjut, petugas akan segera menyiapkan kargo dan dokumennya untuk diproses lebih lanjut.
6. Petugas menyerahkan hasil breakdown ke petugas storage untuk ditempatkan.
7. Setelah selesai, petugas akan mengirimkan hasil break down ke unit-unit terkait lainnya melalui telex dan atau email.
STORAGE
Seperti
telah dibahas sebelumnya, mekanisme storage harus mengikuti seperti
yang tercantum dalam AHM 330. Storage import terbagi menjadi beberapa
area seperti be handle area, over flow area, dan area-area lain untuk
special cargo.
Adapun proses storage dapat dideskripsikan sebagai berikut :
1. Petugas menerima kargo yang telah selesai proses break down
2.
Petugas mendapatkan cargo dalam area storage sesuai dengan lokasi yang
telah ditetapkan. Pengelompokkan kargo dalam storage bisa didasarkan
atas beberapa hal, antara lain jenis kargo, nomor airwaybill, jenis
komoditas, ukuran atau beratnya.
3. Petugas juga harus menyiapkan kargo yang akan diserahkan kepada consignee.
4. Petugas melaksanakan stock opname tiap hari.
CARGO DELIVERY
Cargo
delivery adalah unit yang berhubungan langsung dengan consignee,
freight forwarder, atau PPJK (Perusahaan Pengurusan Jasa Kepabeanan).
Pekerjaan unit ini dapat dideskripsikan sebagai berikut :
1. Petugas menerima dokumen yang telah diproses oleh unit acceptance.
2. Petugas melakukan Notice of Arrival (NOA) melalui telepon, fax, atau email.
3.
Pada saat consignee/freight forwarder/PPJK datang, petugas akan meminta
kartu identitas (KTP,passport,SIM, dan lain-lain) baru setelah itu
dokumen asli diserahkan untuk diproses lebih lanjut.
4. Apabila
kewajiban kepabeanan dan sewa gudang telah selesai diakukan, petugas
akan mengeluarkan surat/form yang menyatakan bahwa kargo sudah boleh
dibawa keluar gudang.
Prasarana yang terdapat di gudang untuk menunjang kelancaran petugas, yaitu :
a) Strong room
• Merupakan tempat atau fasilitas penyimpanan barang-barang berharga.
b) AC room
• Merupakan lokasi atau ruangan penyimpanan barang atau kargo yang mempunyai temperature suhu dari 150C sampai dengan 250C.
c) Cool room
• Merupakan tempat atau fasilitas penyimpanan barang atau kargo yang mempunyai temperature suhu dari 20Csampai dengan 80C.
d) Cold Storage
•
Merupakan tempat atau fasilitas penyimpanan barang atau kargo yang
mempunyai temperature suhu dari 10Csampai dengan minus 250C.
e) Dangerous goods room
• Merupakan lokasi atau penyimpanan khusus barang atau kargo yang berbahaya/dangerous goods.
f) Location/Blok (general cargo)
• Merupakan area penyimpanan barang partai/jumlah, berat, dan dimensi yang besar.
g) Rush handling warehouse
•
Gudang yang dipakai untuk menimbun/menyimpan barang yang sifatnya
segera harus diterima/diberangkatkan atau harus segera diserahkan kepada
penerima barang.
Gambar Aliran Aktifitas di Pergudangan Outbound
ACCEPTANCE AREA
Acceptance Area adalah area tempat shipper/freight forwarder melaporkan cargo yang akan dikirim. Ada dua cara pelaporan :
1. Pelaporan secara lisan.
2. Pelaporan dengan menggunakan Shipper Letter of Instructions.
Informasi yang disampaikan shipper terhadap petugas meliputi :
a. Nama sarana pengangkut dan nomor penerbangan
b. Rencana tanggal keberangkatan
c. Nama dan alamat shipper
d. Nama dan alamat consignee
e. Airport asal
f. Airport tujuan
g. Nomor MAWB
h. Jumlah kargo
i. Berat kargo
j. Dimensi kargo
k. Dan data-data penunjang lain
Petugas acceptance dapat menerima kargo dan pos dari :
1. Shipper
2. Freight forwarder/cargo agent
3. Transfer dari airline lain
TATA CARA PENGIRIMAN KARGO SECARA UMUM
1.
Petugas menerima SLI dari shipper atau yang mewakili dan melakukan
pemeriksaan terhadap fisik maupun dokumen untuk meyakinkan bahwa kargo
tersebut telah memenuhi persyaratan. Pemeriksaan meliputi dokumen
pelengkap, misalnya Material Safety Data Sheet (MSDS), Shipper
Declaration for Dangerous Goods, Shipper Certification for Live animal,
sertifikat karantina, dan lain-lain. Sementara itu, pada pemeriksaan
fisik kargo petugas harus memastikan bahwa kargo jumlahnya sesuai dengan
yang tertera pada label, kemasan dalam kondisi baik, marking dan label
sesuai dengan ketentuan, dan untuk kargo yang disegel, pastikan segel
tidak rusak.
2. Setelah proses pemeriksaan dokumen dan fisik selesai, petugas akan menerbitkan Bukti Timbang Barang (BTB)
3. Petugas memeriksa bukti pembayaran sewa gudang.
4.
Petugas memeriksa Master Airwaybill, apakah nomor sudah sesuai dengan
BTB dan bukti pembayaran sewa gudang, memastikan apakah pengisian MAWB
sudah benar dan sama dengan yang tertera di BTB.
5. Petugas memastikan bahwa cargo telah mendapatkan tanda persetujuan muat dari bea & cukai.
6.
Petugas memastikan bahwa kargo telah menjalani proses X-Ray atau
pemeriksaan dengan cara lain, misalnya metal detector, stay 24 jam
ataupun pemeriksaan isi kemasan.
7. Petugas mengistruksikan kepada petugas terkait untuk memindahkan cargo ke storage area.
Tata Cara Penerimaan Live Animals
Penerimaan cargo untuk pengiriman AVI harus melihat kondisi binatang
yang akan dikirim serta kelengkapan dokumen yang diperlukan seperti yang
tertera di IATA Live Animals Regilations Manual dan juga melihat
regulasi yang dikeluarkan dari airlines bersangkutan dalam hal
pengiriman AVI. Regulasi yang dikeluarkan berkaitan dengan jenis
binatang, jenis aircraft, temperature udara di stasiun asal, rute yang
dilalui, dan keadaan atau regulasi yang berlaku di tempat tujuan, atau
apabila diperlukan melihat keberadaan pendamping dari live animal
tersebut.
Hal-hal yang harus diperhatikan dalam penerimaan (acceptance) dari live animal adalah sbb :
1. Kesehatan dan kondisi dari live animal tersebut
Hanya binatang yang terlibat sehat dan dalam kondisi yang fit dapat
melakukan perjalanan ke tempat tujuan dengan menggunakan jasa angkutan
udara. Shipper harus menginformasikan apabila binatang dalam keadaan
hamil atau baru melahirkan dalam waktu…. Jam sebelum
keberangkatan.Mamalia yang dalam keadaan hamil tidak dapat diterima
untuk pengiriman kecuali dilengkapi dengan surat jaminan kesehatan dari
dokter hewan untuk menghindari resiko melahirkan selama dalam
perjalanan.
2. Consolidation
Live animal tidak boleh dijadikan
consol cargo dengan cargo lain selain live animal kalau dijadikan consol
dengan live animal harus mengacu kepada IATA Live Animal Regulations.
3. Documents
Documen kesehatan dan sertifikat suntikan rabies harus disertakan karena merupakan ketentuan umum sesuai dengan TACT rules 7.3.2
4. Packing and marking
Paking
untuk binatang harus bersih bebas dari kebocoran dan container untuk
live animal harus dapat menjamin dapat mencegah binatang tersebut lolos
dari container tempat pengiriman, kemudian container tempat binatang
harus diberi tanda khusus untuk live animal berupa tag di setiap
container.
5. Food and other additional articles
Makanan yang
diperlukan oleh binatang selama perjalanan harus termasuk dalam
perhitungan chargeable weight, apabila makanan tersebut dikirimkan
sebagai kiriman terpisah harus diberi tanda pada kemasannya
6. Reservation
Harus
ada kepastian dari reservasi yang dilakukan mengenai keberadaan space
di pesawat, kemungkinan connecting flight dan kepastian keberangkatan ke
stasiun tujuan.
Tata Cara Penerimaan Perishable Cargo
1. Setiap paking harus diperiksa satu per satu secara teliti dan harus ada label “PERISHABLE”.
2.
Ikuti ketentuan tentang penyimpanan cargo misalnya suhu maksimal
minimal, disimpan di storage, cool room atau cold storage sesuai dengan
intruksi pengiriman yang tertera di dokumen
3. Kemasan yang terlihat ada kebocoran dari dalam sebaiknya tidak diterima
Tata Cara Penerimaan Diplomatic Mail
1. Perhatikan dan periksa kondisi kemasan satu per satu secara teliti, pastikan kondisi segel masih dalam keadaan baik.
2. Apabila ada segel yang lepas maka diplomatic mail tidak boleh diterima untuk pengangkutan
Tata Cara Penerimaan Human Remain
1.
Harus dikirimkan di dalam funeral urns (tempat abu), khusus untuk
cremated remains,kemasan harus tertutup rapat da tidak bocor.
2.
Harus di dalam peti jenazah yang baik dan tertutup rapat,dan diberi
pengawet, sebaiknya peti jenazah terbuat dari kayu yang kuat untuk
menghindari kerusakan selama pengangkutan, akan lebih baik kalau kemasan
dilapisi dengan bahan alumunium
Tata Cara Penerimaan Mail Baggage
Keseluruhan bag yang dipakai untuk pengiriman harus diperiksa secara teliti, pastikan segel dalam kondisi baik.
STORAGE AREA
Storage area biasa juga disebut lokasi, yaitu tempat pengendapan kargo
untuk sementara sambil menunggu proses berikutnya untuk dibuilt up.
Adapun storage yang baik akan mengikuti ketentuan IATA sebagai berikut :
1.
Aman, pengamanan terhadap cargo tidak hanya bagi VAL, namun
diperuntukkan juga bagi cargo lainnya. Keamanan yang baik merupakan
tindakan preventif terhadap potensi kehilangan, kerusakan, maupun
hal-hal lain yang dapat menyebakna kesalahan penanganan kargo.
2.
Adanya lokasi yang baik, seperti segregation untuk DG, ada lokasi yang
memadai untuk special cargo yang lain, misalnya cool room, cold storage,
strong room, dll.
3. Metode penyimpanan baik sehingga pergerakan
kargo di dalam gudang dapat berjalan dengan baik. Hal ini akan menunjang
kecepatan penanganan pre loading yaitu built up ataupun pada saat
relokasi cargo di gudang.
1) Prosedur storage untuk DIP/VAL/HUM
a)
Kargo tersebut harus segera dipindahkan ke storage setelah proses
acceptance. Untuk kiriman VAL (Valuable Goods) harus selalu berada dalam
pengawasan petugas keamanan (security).
b) Sewaktu membawa
barang-barang yang dimasukkan atau dikeluarkan dari tempat penyimpanan
yang aman, kondisi masing-masing barang harus diperiksa dengan penuh
kehati-hatian sesuai dengan aturan yang berlaku, dan barang harus sudah
dicatat.
c) Kalau ada cacat pada barang, harus segera dilaporkan ke
pihak customer service dan security untuk difoto, dan secepatnya
dibuatkan CIR (Cargo Irregularity Report).
2) Prosedur storage untuk PER, AVI
a) Simpan di tempat yang bersih dan kering.
b) Hindari sinar matahari.
c) Jauhi dari kiriman radio active.
d) Ikuti instruksi dari pengirim yang biasanya instruksi tersebut tertulis di dalam airwaybill.
e) AVI (Live Animal) yang berasal dari species yang berbeda sebaiknya jangan diletakkan berdekatan.
f)
Apabila diperlukan, simpan PER (Perishable) pada cool room atau cold
storage atau AC room sesuai dengan instruksi shipper atau pengirim
barang.
BUILT UP AREA
Built up yang dahulu disebut make up
adalah aktivitas menyusun kargo ke dalam container/ke atas pallet dan
atau gerobak agar cargo menjadi layak dan aman untuk dimuat ke dalam
compartment pesawat.
Untuk menunjang proses built up diperlukan beberapa peralatan seperti :
1. PCHS
2. ULD
3. Wooden/fiber pallet
4. Strap
5. Slink
6. Cover Vinyl
7. Water absorbent
8. Wrapping
9. Net
10. Spreader
11. Ballast
12. Contour gauge
13. Scale
14. Forklift
15. Rack
16. Scale
17. Cargo Cart
Tata Cara Built Up
1.
Petugas menyiapkan serivecable ULD yang tersedia sesuai dengan built up
plan yang telah dibuat dan jenis pesawat yang akan mengangkut kargo
tersebut.
2. Petugas memeriksa kargo storage area, untuk memastikan
bahwa cargo telah ada di storage dan telah mendapatkan persetujuan muat
dari bea cukai
3. Setelah semua siap, petugas melapisi dengan alas ULD dengan cover vinyl
4. Tahapan berikutnya adalah menyusun kargo di atas/di dalam ULD sesuai dengan built up plan
5. Setelah proses built up plan selesai, ULD akan ditutup kembali dengan cover vinyl, dan dipasang net
6. Petugas memasang ULD tag dengan mengikuti aturan IATA AHM 331
7. Kargo ditimbang dan hasilnya dilaporkan ke petugas lain yang terkait dengan pelaporan kepada load control.
Masalah yang sering terjadi di dalam penanganan cargo inbound yaitu :
a. Missing Cargo (MSCA)
Merupakan suatu kondisi dimana jumlah kargo yang tiba di bandara tujuan kurang dari data yang terdapat di manifest cargo.
b. Missing Airwaybill (MSAW)
Merupakan suatu kondisi dimana dokumen master airwaybill tidak tiba di
bandara tujuan, akan tetapi kargonya sampai di bandara tujuan.
c. Missing Mail Baggage (MSMB)
Merupakan suatu kondisi dimana jumlah pos yang datang jumlahnya tidak sesuai dengan aslinya.
d. Damage Cargo (DMCA)
Merupakan kerusakan kargo.
e. Found Cargo (FDCA)
Merupakan suatu kondisi dimana kargo ditemukan di bandara tujuan dan
diterima oleh petugas di lapangan, akan tetapi kargo tersebut tidak
tercantum di dalam manifest cargo.
f. Over Carriage
Merupakan kargo yang salah pengirimannya.
g. Surplus
Merupakan suatu kondisi dimana jumlah kargo yang tiba di bandara tujuan
jumlahnya melebihi dengan jumlah yang terdapat di dalam manifest cargo.
APRON AREA
Menurut Oxford dictionary, Apron Area yaitu “Hard-surfaced (tarmac,
concrete, etc) area on an air-field, used for maneuvering and
(un)loading aircraft.” Atau dengan kata lain, apron area adalah Daerah
keras di lapangan udara yang digunakan untuk pergerakan dan bongkar muat
pesawat.
Ada dua cara penanganan pesawat di Bandar udara, yaitu
turnaround arrangement dan transit arrangement. Turn around arrangement
adalah penanganan bagi pesawat yang mendarat di kota tujuan akhir.
Sedangkan transit arrangement adalah penanganan bagi pesawat yang
mendarat di kota persinggahan atau transit.
Kegiatan Apron berdasarkan IATA SGHA, yaitu
SECTION SUBJECT CHECKED
1 Representation and Accomodation ---
2 Load Control, Communications and Departure Control System √
3 Unit Load Device Control √
4 Passengers and Baggage ---
5 Cargo and Post Office Mail ---
6 Ramp √
7 Aircraft Servicing √
8 Fuel and Oil √
9 Aircraft Maintenance √
10 Flight Operation and Crew Administration ---
11 Surface Transport √
12 Catering Services √
13 Supervision and Administration ---
14 Security √
Sedangkan Kegiatan Ramp Handling meliputi
1. Aircraft Loading and Unloading
2. Marshailing
3. Parking
4. Ramp to Flight Deck Communication
5. Starting
6. Safety Measures
7. Moving Aircraft
A. PETUGAS-PETUGAS APRON
Adapun petugas-petugas yang bekerja di Area Apron, yaitu
1. Marshalling,
Petugas pemandu parkir pesawat pada saat kedatangan.
2. Ramp Koordinator/Dispatcher,
Petugas yang mengkoordinir seluruh kegiatan ground handling di apron.
3. Load Control,
Petugas yang merencanakan alokasi pemuatan pesawat (pax, bag, cgo & mail).
4. Load Master,
Petugas yang mengawasi pemuatan bagasi dan cargo sesuai dengan rencana.
5. Departure Control,
Petugas yang mengontrol alokasi parkir pesawat dan membantu pesawat untuk melakukan pergerakan saat di apron.
6. GSE Operator,
Petugas yang mengoperasikan Ground Support Equipment (GSE).
7. Aircraft Mechanic,
Petugas yang melakukan perawatan teknik pesawat.
8. Wing Man,
Petugas yang mengawasi posisi (sayap) pesawat agar tidak bertabrakan saat parkir/akan berangkat. .
9. Security,
Petugas yang mengamankan pesawat dan kegiatan penanganan pesawat.
10. Porter,
Petugas yang melakukan loading / unloading sesuai rencana pemuatan.
11. Aircraft Interior Cleaning,
Petugas yang membersihkan bagian dalam pesawat,
B. GROUND SUPPORT EQUIPMENT (GSE)
Dan
untuk memperlancar pekerjaan di bagian Ramp Handling, diperlukan
beberapa peralatan pembantu pergerakan pesawat, penumpang dan cargo
selama di darat (Bandar udara) yang dikenal dengan istilah GSE (Ground
Support Equipment). GSE ini dibagi 2, yaitu
1. GSE Motorized:
a ASU – Air Starter Unit, berfungsi untuk mensuplai suhu yang diinginka.
b ACU – Air Conditioning Unit, berfungsi untuk mensuplai udara bertekanan untuk menjalankan mesin pesawat.
c GPU – Ground Power Unit, berfungsi untuk mensuplai energi listrik.
d PBS – Passenger Boarding Stairs, berfungsi untuk menaikkan dan menurunkan penumpang.
e APB – Apron Bus, berfungsi untuk mengantarkan penumpang menuju pesawat atau terminal.
f BTT – Baggage Towing Tractor, berfungsi untuk menarik BCT yang membawa bagasi.
g BCL – Belt Conveyor Loader, berfungsi untuk menurunkan dan menaikkan bagasi atau cargo.
h HLL – High Lift Loader, berfungsi menaikkan dan menurunkan cargo (yang disusun di atas palet dan ULD dengan berat ± 7 ton.
i
MDL – Main Deck Loader, berfungsi menaikkan dan menurunkan cargo dengan
berat ± 17 ton dan biasanya digunakan pada pesawat freighter.
j CTL – Cargo Transporter Loader, berfungsi untuk memindahkan cargo ke terminal atau sebaliknya.
k ATN – Aircraft Towing Narrow Body, berfungsi untuk mendorong pesawat narrow body dari taxy way.
l ATW – Aircraft Towing Wide Body, berfungsi untuk mendorong pesawat wide body dari taxy way.
m TBL – Towbarrless, berfungsi untuk mendorong pesawat tanpa menggunakan towbar.
n LST – Lavatory Service Truck, berfungsi untuk menyedot dan membersihkan lavatory.
o WST – Water Service Truck, berfungsi untuk mensuplai air di pesawat baik untuk air minum aupun air untuk lavatory.
p FLT – Fork Lift, berfungsi untuk memindahkan barang dari suatu tempat ke tempat lain.
q ABL – Ambulift, berfungsi untuk menurunkan dan menaikkan incapacited passenger.
2. GSE Non-Motorized
b. ATB – Aircraft Towing Bar, berfungsi sebagai alat penghubung ATN’ATW dengan pesawat pada proses push back.
c. AFX – Apron Fire Extinguisher, berfungsi untuk memadamkan kebakaran di sisi Apron.
d.
BCT – Baggage Cart, berfungsi untuk memindahkan bagasi dari make-up
area atau cargo dari warehouse ke pesawat atau sebaliknya.
e. CDL – Container Dollies, berfungsi untuk memindahkan ULD dari make-up area /warehouse ke pesawat atau sebaliknya.
f. CRK – Sontainer Rack, berfungsi untuk menyimpan ULD pada saat tidak digunakan.
g. LSC – Lavatory Service Cart, berfungsi untuk mengganti dan mensuplai air lavatory.
h. WSC – Water Sevice Cart, berfungsi untuk mensuplai air laik minum di pesawat.
i. LPD – Long Pallet Dollies, berfungsi untuk menyusun cargo untuk dimuat ke pesawat.
j. MPS – Manual Passenger Stair, berfungsi untuk menaikkan dan menurunkan penumpang.
k. PDL – Pallet Dolies, berfungsi untuk menyusun kargo untuk dimuat ke pesawat.
l. PRK – Pallet Rack, berfungsi untuk menyusun palet yang tidak digunakan.
m. TSJ – Tail Stanchion Jack, berfungsi untuk mencegah kondisi pesawat nose-up/tipping pada saat proses loading/unloading.
PENDAHULUAN
Ground handling berasal dari kata ground dan
handling. Ground artinya di darat, yang di dalam hal ini Bandar udara
(airport). Handling berasal dari kata dasar hand atau handle yang
artinya tangan atau tangani. To handle berarti menangani, melakukan
suatu pekerjaan tertentu dengan penuh kesadaran. Handling berarti
penanganan atau pelayanan (services or to services). Secara etimologi
ground handling atau ground service diterjemahkan menjadi penanganan di
darat atau pelayanan di darat.
Semua kata terminology
tersebut-ground handling, ground services dan ground operation atau
airport services- pada dasarnya mengandung maksud dan pengertian yang
sama, yaitu merujuk kepada suatu aktivitas perusahaan penerbangan atau
pelayanan terhadap para penumpang berikut bagasinya, cargo, pos, dan
peralatan pembantu pergerakan pesawat di darat dan pesawat terbang itu
sendiri selama berada di Bandar udara, baik untuk keberangakatan
(departure) maupun untuk kedatangan (arrival).
Perusahaan
penerbangan komersial atau lebih dikenal dengan istilah airlines atau
airways merupakan badan usaha yang bergerak di bidang jasa angkutan
udara yang mengoperasikan pesawat terbang sebagai sarana untuk
mengangkut muatan dari satu kota ke kota lain, baik di dalam negeri
maupun ke luar negeri. Muatan yang diangkut adalah penumpang, bagasi,
kargo, dan benda-benda pos.
Secara operasional ada empat unit
kerja utama yang menunjang bisnis angkutan udara dapat terlaksana, yaitu
passenger handling, aircraft handling, inflight service, dan cargo
handling. Obyek yang ditangani oleh ground staff pada intinya meliputi
penumpang (pax), barang bawaan penumpang (baggage/luggage), barang
kiriman (cargo), benda-benda pos (mail), dan ramp handling. Sebagai
sebuah proses penanganan, maka muncul istilah passenger handling,
baggage handling, cargo and mail handling, dan ramp handling.
Ruang lingkup atau obyek kegiatan tersebut pada intinya harus mengacu
kepada aturan yang ditetapkan oleh IATA Airport Handling Manual, 810
Annex A, tahun 1998.
PASSENGER HANDLING
Prosedure keberangkatan penumpang :
Setiap
perusahaan penerbangan harus menginformasikan, perkiraan waktu
berangkat (estimated time of departure ) dan perkiraan waktu tiba /
datang ( estimated of arrival ) yang harus tercantum di dalam time
table, reservation, maupun monitor / display sign board di bandara
sehingga calon penumpang bisa mempersiapkan diri.
Beberapa hal yang perlu disiapkan petugas check – in counter dibuka :
• Passenger manifest ( passenger name list )
• Boarding pass ( untuk manual )
• Baggage claim tag
• Label / tag lainnya, seperti security tag, priority tag, fragile tag, group tag, name tag, chacked baggage tag, dsb.
• Excess baggage ticket
• Seat allocation untuk special seat
• Purser information
• From passenger baggage weight sheet
• From passenger transfer message
• Limited release tag.
Hal
pertama yang dilakukan penumpang ketika tiba di bandara adalah menuju
ke check – in counter dengan membawa tiket, bagasi, dan tas tentengan (
kalau ada ). Setelah memeriksa tiket, petugas check – in counter akan
menimbang bagasi untuk melihat apakah ada kelebihan berat atau tidak.
Bila lebih, dan petugas akan memberikan excess baggage tiket sebagai
tanda bukti pembayaran kelebihan itu. Stelah proses ini selesai, ia akan
memberikan boarding pass dan potongan baggage claim tag, serta
mengembalikan sisa tiket ( cover tiket ). Dari check – in counter dimana
penumpang dibantu untuk membayar airport tax dan fiscal, penumpang
menuju ke pemeriksaan imigrasi, lalu ke boarding gate untuk menunggu
boarding time.
Untuk kenyamanan calon penumpang dan kelancaran
kerja, para petugas check – in counter harus memperhatikan hal – hal
sebagai berikut :
• Penampilan harus rapi, murah senyum, dan ramah.
• Harus mengetahui tata car check – in, antara lain :
- Bagaimana cara memeriksa tiket, passport, visa, surat kesehatan
- Cara mempersiapkan boarding pass
- Cara mempersiapkan baggage claim tag
- Cara membaca PNR atau PNL
- Cara membuat excess baggage tiket seandainya penumpang mempunyai kelebihan berat atas bagasinya
- Cara membaca buku TIM, ABC guide, TIMATIC ( travel information automatic )
Proses dan procedure di check – in counter
• Petugas mengucapkan salam ( greeting )
• Penumpang menyerahkan dokumen perjalanan kepada petugas :
• Passport
• Fiscal ( gratis bagi yang mempunyai NPWP )
• Electronic ticket
• Visa
•
Dalam passport penumpang dilihat foto penumpang tersebut apakah sama
dengan penumpangnya dan identitas penumpang di passport dan visa harus
sama. masa berlaku passport dan visa harus lebih 6 bulan, hal ini
dilakukan untuk mencegah terjadinya masalah di negara tujuan.
•
Memasukkan nama penumpang di passenger list pada computer untuk
mengetahui bahwa penumpang tersebut sudah melakukan reservasi sesuai
dengan ticket yang ia miliki.
• Kemudian memasukkan data penumpang seperti genre penumpang, nomor seat penumpang, dsb.
•
Setelah itu keluar boarding pass untuk penumpang tersebut dan
ditempelkan label tax seharga Rp. 150.000,- yang harus di bayar
penumpang, apabila penumpang tersebut tidak mempunyai NPWP, maka
penumpang tersebut juga membayar sebesar Rp.2.500.000,-
• Kemudian petugas menimbang tas passenger :
•
Apabila berat tas tersebut kurang dari 7 kg, maka tas tersebut bisa di
bawa oleh penumpang itu sendiri dan menjadi tanggung jawab penumpang
tersebut, tas seperti itu biasa disebut hand carry.
• Apabila berat
tas tersebut lebih dari 7 kg, maka tas tersebut harus di jadikan bagasi.
Free allowance bagasi yang didapatkan penumpang sesuai dengan kelasnya,
yaitu business 30 kg, economi 20 kg, infant 10 kg, VIP 40 kg. berat tas
penumpang tidak boleh melebihi free allowance, jika melebihi dari free
allowance maka penumpang harus membayar excess baggage.
• Setelah
ditimbang, petugas check – in membuat tag baggage penumpang tersebut
dengan memasukkan jumlah berat tas dan banyaknya tas.
• Kemudian tag
baggage yang keluar, diambil tag numbernya dan di tempelkan pada bagasi
sebagai identitas diri agar jika sewaktu – waktu bagasi tersebut
terpisah dari pemiliknya, bagasi tersebut bisa cepat – cepat di berikan
kepada pemiliknya.
• Tas penumpang juga diberi label sesuai dengan
kelas, dan apabila penumpang tersebut merupakan kelas bisnis atau
frequent flyer maka penumpang tersebut juga akan mendapatkan fasilitas
lounge.
• Setelah semuanya sudah selesai dan semua dokumen – dokumen
penumpang sudah diperiksa oleh petugas kemudian petugas check- in
counter menunjukkan dimana gate ( gate berapa ), nomor seatnya, jam
keberangkatan, dan tag number bagasi pax tersebut.
Prosedure kedatangan penumpang
Dibandingkan dengan procedure keberangkatan penumpang, procedure
kedatangan penumpang lebih singkat dan sederhana. Namun demikian,
persiapan dan pelayanan terhadap kedatangan penumpang tidak boleh
berkurang atau sekedarnya, tetapi harus diberikan layanan prima.
Petugas dibagian kedatangan pesawat / penumpang haruslah mengetahui jam –
jam kedatangan pesawat ( estimated time arrival ), sehingga mereka bisa
mempersiapkan diri. Para petugas harus mengetahui apakah ada penumpang
yang transit, transfer, dan yang turun di kota tersebut. Penumpang yang
transit akan diberikan transfer card. Penumpang yang transfer akan
segera dibantu sehubungan dengan tempat duduk, bagasi, dsb. Bagi
penumpang yang turun di kota tersebut akan dibimbing ke bagian imigrasi
untuk pemeriksaan passport dan visa, lalu ke tempat pengambilan bagasi.
Kalau urusan bagasi sudah selesai, para penumpang dipersilahkan menuju
ke pemeriksaam pabean ( jalur hijau dan jalur merah) , lalu keluar
bandara. Bila ada bagasi yang belum ketemu atau hilang atau mungkin ada
yang rusak, penumpang tersebut akan diajak ke bagian lost and found.
Dari uraian tersebut di atas jelas tergambar bahwa kegiatan kedatangan
penumpang lebih singkat dan simple yaitu lebih tertuju kepada
mendampingi dan memberikan petunjuk dan informasi kepada para penumpang
ketika tiba / mendarat di bandara serta di mana tempat pengambilan
bagasi penumpang ( baggae claim area ).
Selanjutnya mengenai
passenger handling, kiranya kita perlu mengetahui karakteristik dan
bagaimana perlakuan terhadap mereka. Sebagaimana kita ketahui bahwa
penumpang adalah seseorang yang menggunakan jasa angkutan udara dengan
membayar sejumlah uang untuk maksud tersebut dan kepadanya diberikan
tanda bukti berupa tiket yang sah, diluar pilot dan awak cabin.
Kewajiban perusahaan penerbangan adalah mengangkut dan melayani
penumpang tersebut sesuai kontrak atau perjanjian ( berupa tiket )
dengan sebaik – baiknya.
Secara umum, penumpang dapat di kategorikan
menjadi tiga jenis, yaitu penumpang biasa, penumpang khusus, dan
penumpang bermasalah. Dalam praktiknya tergantung bagaimana airlines
memperlakukan para penumpang sesuai dengan kondisi dan kebijakan
airlines tersebut. Sebagai standarisasi pelayanan penumpang, maka
airlines dituntut untuk senantiasa meningkatkan pelayanan yang optimal
kepada para penumpangnya
PENUMPANG BIASA
PENGELOMPOKAN PENUMPANG KHUSUS
PENUMPANG
PENUMPANG BERMASALAH
SPECIAL PASSENGER :- VIP & CIP
- INF&CHD
- UMNR
- WCHR
- STCR
- PGNT
- BND
- FATMAN
- POOLING
- FAMILY + GROUP
- RELIGIOUS.
Penumpang
dikategorikan sebagai special passenger karena kondisi fisik –
mentalnya, status sosial – ekonominya, kedudukan nya, jabatanya,
pengaruhnya ; karena latar belakang penumpang yang bersangkutan atau
karena perusahaan penerbangan menganggap penumpang tersebut perlu
pelayanan atau penanganan secara khusus.
Yang termasuk special passenger tersebut antara lain sebagai berikut :
VIP
( very Important person ) adalah penumpang yang kedudukannya atau
jabatannya dalam suatu pemerintahan menyebabkan penumpang tersebut harus
mendapat penaganan khusus ( dalam hal ini prioritas/istimewa ).
Contohnya : kepala pemerintah, kepala negara, raja, ratu, perdama
menteri dll yang sejenisnya. Penumpang VIP beserta rombongan harus
mendapat duduk di barisan paling depan. Mereka boarding belakangan (
setelah penumpang yang lain sudah naik ) dan ditempat tujuan turun
terlebih dahulu. Penyelesaian VIP hendaknya dilakukan dengan kerja sama
yang baik antara pihak protokoler dengan pihak groun staff. Penanganan
harus dilakukan dengan teliti dan penuh dengan perhatian , jangan sampai
hal buruk terjadi.
CIP ( commercial important person ) adalah
pejabat penting dalam suatu perusahaan besar dan terkenal seperti
direktur utama atau para direksi lainnya. Ia perlu pelayana khusus
karena ia selalu naik dengan kelas utama.
INFANT&CHD, INF (
bayi ) ialah sejak lahir sampai dengan 2 tahun atau 24 bulan. Tempat
duduk bayi biasanya satu kursi dengan ibunya dan pembayaran ticket
pesawat 10 % dari tarif normal. Lewat dari 2 tahun sampai dengan 10
tahun dikategorikan penumpang anak – anak ( CHD ). Ketentuan ini belaku
untuk penerbangan domestic. Sementara untuk penerbnagan internasional,
ketentuannya adalah berusia antara 2 – 12 tahun. Penumpang anak – anak
mendapat kursi dengan membayar tiket sebesar 50% dari tariff normal
penumpang dewasa. Seorang anak yang genap berusia 12 tahun pada hari
keberangkatan, dikenakan biaya penuh sesuai dengan tariff penumpang
dewasa. Ukuran usia tersebut berdasarkan pada data autentik tanggal
lahir anak tersebut yang tercantum di dalam passport. Bayi yang berumur
antara 3 – 12 bulan bila naik pesawat harus disertai orang tuanya /
orang dewasa dan dengan surat keterangan dokter yang merawat dengan
diketahui oleh dokter perusahaan penerbangan / ground handling company.
Bayi berumur 1 – 2 tahun dapat diangkut sesuai dengan peraturan yang
berlaku. Bagi bayi yang berumur 9 bulan dapat menggunakan keranjang baby
basket. Untuk pemakaian baby cottage atau baby cradle penumpang dapat
mengajukannya pada saat reservasi. Tersedia atau tidaknya baby cradle
tergantung pada persediaan di dalam pesawat yang bersangkutan yang
dibatasi sampai dengan maksimal 3 buah. Makanan khusus bayi pun dapat
diberikan melalui procedure pemesanan di muka ( reservasi ).
UMNR
( unaccompanied minor ) adalah anak kecil yang naik pesawat tanpa
didampingi atau pergi sendirian. Pembatasan umur antara 7 samapai 12
tahun. Untuk anak yang berumur dibawah 7 tahun harus didampingi. Ada dua
sistim penanganan untuk UKM yaitu jasa pengawalan dan jasa
pendampingan. Yang memakai jasa pengawalan dan jasa pendampingan akan
dikenakan biaya sebesar tariff dewasa, dengan perhitungan berikut. UM
membayar 50% dari tariff dewasa sekali jalan dan cabin crew sebagai
pengawal memperoleh tariff industrial discount sebesar 25% dan tariff
pergi – pulang.
Hal – hal yang perlu diperhatikan sehubungan dengan penumpang anak – anak yang terbang sendiri adalah sebagai berikut :
- Harus ada pemesanan tempat terlebih dahulu ( confirmed booking )
- Mebgisi form of indemnity yang ditandatangani oleh orang tua yang bersangkutan
- Adanya keterangan jaminan bahwa anak tersebut ditempat tujuan akan ada yang menjemputnya
- Anak harus dalam keadaan sehat fisik dan mental ( UM yang bisu dan tuli, terbelakang mental, sebaiknya tidak diterima )
-
Di bandara keberangkatan, orang tua atau pengantarnya harus
menyelesaikan procedure check – in, menyerahkan kelengkapan formalitas,
dan menandatangani serah terima pengawasan kepada petugas pasasi. Orang
tua atau pengantarnya tidak diizinkan meninggalkan bandara sebelum
pesawat berangkat.
- Pada saat boarding, petugas pasasi menyerahkan pengawasan kepada purser atau cabin crew yang bertugas dalam penerbangan.
- Selama penerbangan berlangsung, tugas pengawasan dapat dilakukan oleh cabin crew yang bertugas
-
Dibandara tujuan, cabin crew menyerahkan pengawasan YM kepada petugas
pasasi yang akan mengurus penyelesaian formalitas anak meleui CIQ
-
Setelah melalui proses penyelesaian formalitas, petugas pasasi
melaksanakan serah terima tanggung jawab kepada pihak penjemput yang
sudah ditentukan sesuai dengan data yang ada dalam dokumen UM handling
service
- Untuk pengantar bisa diurus oleh orang tua sendiri atau jika tidak pihak perusahaan bisa menyediakan/
hal – hal yang harus diperhatikan bila orang tua si anak meminta fasilitas pengantar / pendamping kepada petugas dan carrier :
- Pengantar adalah karyawan tetap dari airlines tersebut
- Sebaiknya wanita
- Sehat, tidak cacat, dan tidak mabuk udara
- Mempunyai inisiatif yang tinggi lebih diutamakan yang berpengetahuan dan berpengalaman mengasuh anak – anak
- Mengetahui keadaan daerah / kota / negara yang dituju
- Ada surat izin dari suami bila sudah menikah
- Ada surat izin dari orang tua bila belum menikah dan belum berumur 21 tahun,
Anak berusia 12 – 15 tahun, walaupun telah membayar tiket dengan tariff dewasa
WCHR
( wheel chair )adalah penumpang yang memerlukan bantuan kursi roda
yang karena kondisi kesehatannya atau keadaan fisiknya memerlukan kursi
roda untuk menuju ke pesawat atau sebaliknya.
Permintaan kursi roda ini dapat dibagi dalam kategori berikut :
-
Penumpang dapat naik dan turun sendiri serta bergerak ke / dari tempat
duduk dalam hal ini dari gedung terminal ke pesawat dan sebaliknya
penumpang akan memakai kursi roda. Penumpang seperti ini dikenal dengan
istilah WCHC ( penumpang memerlukan kursi roda sewaktu di dalam cabin )
-
Penumpang tidak dapat naik dan turun dari pesawat sendiri. Tetapi dapat
berjalan ke / tempat duduk sendiri, dengan sangat sulit dan pelan –
pelan. Penumpang seperti ini dikenal dengan istilah WCHS ( penumpang
tidak bisa naik – turun pesawat menggunakan tangga atau step ).
-
Penumpang tidak bisa naik – turun pesawat sendiri ke / dari tempat
duduknya, dan tidak bisa berjalan agak jauh, misalnya di ramp. Penumpang
seperti ini dikenal dengan sebutan WCHR.
Untuk point 2 dan 3
penumpang harus disediakan kursi roda dari petugas pembantu bandara
keberangkatan dan badara tujuan. Bila tidak ada yang mengantar dan
menjemput, dapat dimintai bantuan cabin crew atau ground staff,dll
STCR
( STRETCHER ) adalah penumpang yang memerlukan tandu, penumpang yang
mempunyai kondisi fisik dan mentalnya memerlukan alat bantu untuk
memudahkan penumpang naik ke pesawat / berada di dalam pesawat.
Pengangkutan penumpang sakit ini harus melalui proses penanganan standar
yang disebut medical clearance atau medical case yang disingkat MEDA.
Untuk kepentingan ini, maka perusahaan penerbangan harus menyediakan
peralatan tersebut dan untuk memudahkan koordinasi, penyediaan alat
tandu sebelumnya harus dilakukan terlebih dahulu. Permintaan tandu harus
diajukan jauh sebelumnya. Permintaan ini akan terus diteruskan kepada
bagian – bagian lain yang terkait dengan pengursannya. Untuk pembayaran,
sebagian airline mengenakan biaya normal 100% sementara itu, beberapa
airline yang lain ada yang menetapkan biaya tambahan yang besarnya
bervariasi. Untuk pengangkutan penumpang yang ditandu ini, persyaratan
yang harus dipenuhi adalah sebagai berikut :
- Adanya surat keterangan dokter yang menyatakan penumpang tahan naik pesawat dan penyakit yang dideritanya tidak menular
- Diantar oleh anggota keluarga, perawat / dokter
- Naik ke pesawat duluan dan turun belakangan
- Tersedia ambulance di tempat / stasiun tujuan
- Membayar biaya tambahan sebesar 200%
-
Beberapa perusahaan menetapkan biaya berbaring di pesawat sebesar tiga
kali harga tiket normal di mana ia naik ( dengan asumsi ia memrlukan
tiga seat )
- Menandatangani form of indemnity
Perusahaan
penerbangan menyediakan botol berisi oksigen bagi penumpang orang sakit
yang membutuhkannya selama penerbangan dengan biaya / tariff yang telah
ditentukan untuk setiap botolnya. Pemberitahuan tentang adanya penumpang
orang sakit kepada awak pesawat tercantum di dalam dokumen yang disebut
passage information sheet ( PIS ). Informasi ini tentang penumpang
orang sakit, termasuk permintaan tandu atau stretcher langsung dikirim
bersamaan dengan pengiriman load message pada saat keberangkatan
pesawat. Dalam hal ini untuk memperlancar pekerjaan, maka diperlukan
adanya koordinasi menyangkut seating, makanan, ambulance, pihak
penyambut / penjemput ,dll.
PGNT ( PREGANT WOMAN )
adalahpenumpang wanita hamil, untuk wanita hamil yang usia kehamilannya
sekitar 32 minggu ( 8 bulan ) tidak dapat diterima untuk diangkut oleh
pesawat. Namun, jika keadaan memaksa, hal tersebut dapat dilakukan
dengan memenuhi persyaratan sebagai berikut
1. ada surat keterangan dokter yang merawatnya dan diketahui oleh dokter perusahaan
2. menandatangani form of indeminity.
Untuk
wanita hamil diusahakan tidak terbang terlalu lama, maksimal 4 jam.
Bila lebih dari 4 jam hendaknya dibagi pada penerbangan lain dengan
maksimal 4 jam perjalanan sehingga tidak melelahkan yang bersangkutan.
BND
( BLIND ) penumpang buta, untuk penanganan penumpang buta harus
diserahkan oleh pengantar kepada petugas airline di check – in counter
airport. Jika pengantar tidak ikut serta, petugas stasiun harus
mendampingi penumpang buta tersebut sampai penumpang tersebut naik ke
pesawat. Di stasiun tujuan, ground staff harus membantu penumpang turun
dan menyelesaikan bagasinya. Bila ada penjemputnya, serahkan penumpang
tersebut kepada yang bersangkutan dan bila tidak ada penjemputnya,
berilah bantuan sampai di alamat yang dituju. Untuk penumpang buta yang
membawa anjing, anjing tersebut harus di masukkan ke dalam cargo
compartment. Namun, jika penumpang tersebut mengaharapkan anjingnya ikut
bersamaan ke dalam kabin pesawat, harus di penuhi persyaratan sebagai
berikut :
• Anjing harus menggunakan brongsong ( penutup mulut dari besi )
• Anjing tidak boleh duduk ditempat duduk penumpang.
• Anjing diberi alas dengan bahan yang dapat menyerap air dan kotoran.
• Anjing tidak akan menggangu penmpang atau membahayakan penumpang lain di pesawat.
• Anjing dipastikan dalam kondisi sehat.
• semua peraturan pemerintah untuk memebawa anjing harus ditaati.
• Hanya satu anjing penuntun orang buta yang diperkenankan untuk setiap penerbangan.
• Penumpang buta yang membawa anjing penuntun harus diberangkatkan naik ke pesawat lebih dulu dari penumpang lainnya.
Dalam menerima pembukuan ( reservasi ) penumpang dengan anjingnya harus diperhatikanpersyaratan sebagai berikut :
• Persyaratan kota transit dan kota tujuan harus dipenuhi bila tidak, maka pengangkutan ditolak.
• penerbangan nonstop yang terlalu lama ( sekitar 4 jam ), dalam hal ini pengangkutan anjing jangan diterima.
• Airline tidak bertanggung jawab atas pelanggaran aturan – aturan yang berlaku.
•
Airline tidak bertanggung jawab atas sakit, kecelakaan, kematian, dan
sebagainya yang terjadi pada anjing tersebut. Kepala stasiun
keberangkatan harus memberitahukan kepada stasiun dan stasiun tujuan
atas anjing penumpang buta tersebut.
Kepala stasiun keberankatan harus memberitahukan kepada stasiun dan stasiun tujun atsa anjing penumpang but tersebut.
FATMAN
( OBESITAS ) penumpang gemuk, untuk penanganan penumpang tersebut
dengan kondisi badan yang melebihi batas normal harus disediakan kursi 2
dan ditempatkan dibarisan depan atau paling belakang serta dekat
gang/row. Hal ini dimaksudkan untuk memudahkan penumpang tersebut masuk
dan keluar dari kursi / barisannya sehingga tidak mengganggu penumpang
lain. Penumpang semacam ini tetap membayar 100% meskipun ada beberapa
airline yang memepunyai aturan lain, yaitu membayar 2 kursi atau kena
biaya tambahan 50%.
POOLING ( 2 anak yang ditempatkan dalam satu
kursi ) bila diketahui ada penumpang anak untuk penerbangan tertentu,
perlu diberlakukan ketentuan untuk pooling anak. Maka untuk satu kursi
dapat diisioleh 2 orang anak setelah diketahui secara pasti kondisi
fisik kedua anak tersebut memungkinkan untuk didudukan dalam satu kursi.
Ketentuan seperti ini biasanya diberlakukan apabila terdapat kondisi
sebagai berikut :
• Kondisi pesawat penuh ( peak season ). Bila tidak penuh, tetap didudukan satu kursi untuk satu anak.
• Umur kedua anak tersebut tidak lebih dari 7 tahun.
• Kedua anak tersebut bisa bersandar dalam satu kursi dan satu keluarga denga seizin orang tua.
•
Ditentukan di airport setelah petugas melihat secara langsung kondisi
fisik anak. Ketentuan pooling inin hanya untuk pesawat – pesawat
tertentu yang memang dapat melakukan ketentuan tersebut.
• Umumnya ketentuan ini hanya diberlakukan untuk penerbangan ke luar negeri (internasional )
PENUMPANG YANG BERMASALAH DENGAN KEIMIGRASIAN
Penumpang bermasalah dalam hal ini adalah yang berkaitan dengan
penyalahgunaan dokume – dokumen perjalanan penumpang internasional, baik
dokumen yang dipalsukan ( tidak valid ), disalahgunakan, maupun dokumen
– dokumen yang tidak lengkap. Penumpang seperti ini biasanya berkaitan
pula dengan masalah – masalah politik dan hokum, seperi suaka politik,
criminal, tindak kejahatan. Semua kejadian ini terekam dalam jaringan
Interpol meupun jaringan keimigrasian. Beberapa penumpang yang termasuk
kategori ini antara lain sebagai berikut :
INDAMISSABLE PASSENGER ( INAD )
Adalah penumpang yang ditolak masuk suatu negara karena tidak memenuhi
persyaratan negara tersebut ( cekal, tau cegah misalnya )
Beberapa sebab mengapa ia ditolak masuk ke suatu negara, antara lain :
• Dokumen perjalanan tidak lengkap ( passport habis masa berlakunya, tidak ada visa, passport palsu,dll.
• Terkena daftar hitam / black list seperti teroris, criminal, pembawa penyakit berbahaya dan menular.
• Alasan politik.
penumpang
seperti ini akan ditolak ketika mendarat / berada di airport dan harus
meninggalkan negara tersebut menuju ke stasiun selanjutnya atau kembali
ke negara dari mana ia berangkat terakhir. Airline yang bersangkutan
yang membawa penumpang tersebut bertanggung jawab atas kejadian ini.
Cara menangani inadmissible passenger ( INAD ) adalah sebagai berikut :
• Periksa dari penerbangan mana orang tersebut datang
• Cocokkan namanya dengan daftar penumpang
•
Catat penumpang yang ditolak dari bagian imigrasi tersebut: nama,
kebangsaan, nomor passport, sebab ditolak dan tiket untuk kembali ke
negaranya.
• Siapkan bagasinya
• Kembalikan ke negara asal atau negara ketiga dengan kesempatan penerbangan pertama
• Antarlah penumpang tersebut ke ruang tunggu keberangkatan .
• Serahkan pasportnya kepada cabin crew dalam amplop tertutup
• Kirim telex ke bandara tujuan tentang penumpang tersebut
Kalau
penumpang yang ditolak oleh imigrasi tersebut tidak mempunyai tiket
untuk kembali, perusahaan penerbangan yang mengangkut penumpang tersebut
sewaktu datang. Bertanggung jawab untuk membelikan tiketnya.
DEPORTEE PASSENGER
Adalah penumpang yang telah diizinkan masuk suatu negara, tetapi karena
perbuatannya dan tingkah lakunya, oleh negara tersebut di person non
grata – kan dan harus meninggalkan negara tersebut secepat mungkin.
Contohnya kasus ini antara lain staf kedutaan, konsulat atau atas
negara yang bermasalah ( urusan politik : myang melawan embuat onar,
melakukan tindakan criminal, menjelekkan negara tersebut, dll
Proses dan procedure lost and found
• Petugas lost and found memberikan salam kepada penumpang ( greeting passenger ) yang akan melaporkan bagasinya yang hilang.
• Selanjutnya petugas lost and found meminta penumpang menunjukkan ticket, passport, dan tag numbernya.
•
Kemudian petugas lost and found akan membuatkan property irregularity
report (PIR) yang berisi informasi mengenai ciri – ciri tas yang hilang
seperti merk, warna, ukuran, tanda khusus, dll.
• Petugas lost and
found akan menanyakan alamat dan nomor telepon yang dapat dihubungi oleh
petugas lost and found apabila tas sudah ditemukan.
• Setelah
selesai membuat PIR, petugas lost and found dan penumpang akan tanda
tangan serta tembusan PIR tersebut akan diberi kepada penumpang sebagai
bukti apabila ia ingin meminta ganti rugi atas bagasinya yang hilang.
•
Data bagasi yang hilang, oleh petugas lost and found akan dimasukkan ke
computer dan di tracing ke seluruh dunia agar apabila ada bagasi yang
ciri – cirinya sama dengan bagasi yang hilang akan di kirim ke tempat
yang mencari bagasi tersebut.
• Pencarian bagasi tersebut dilakukan
selama 14 hari, apabila lebih dari 14 hari bagasi tersebut belum
diketemukan maka penumpang Dapat meminta ganti rugi kepada airlines.
•
Ganti rugi diberikan berdasarkan berat tas yang hilang berapa kg. besar
ganti rugi per kg yang diberikan kepada penumpang, tergantung kebijakan
dari airlines yang bersangkutan.
• Apabila tag number penumpang
hilang, maka petugas lost and found tidak membuatkan PIR kepada
penumpang melainkan membuatkan lost of unchecked article report. Kertas
laporan ini fungsinya hampir sama dengan PIR, yaitu laporan memeriksa
bagasi hilang, hanya saja airlines tidak bertanggung jawab atas
hilangnya bagasi tersebut sehingga penumpang tidak mendapatkan ganti
rugi dari airlines.
• Apabila bagasi yang hilang sudah diketemukan,
maka petugas lost and found akan menghubungi penumpang dan penumpang
tersebut akan mengembilnya dengan mengisi tanda bukti serah terima bahwa
penumpang tersebut sudah mengambil bagasinya
CARGO HANDLING
A. Defenisi Kargo dan pihak-pihak terkait
Cargo
adalah semua barang (goods) yang dikirim melalui udara (pesawat
terbang), laut (kapal), atau darat (truk container) yang biasanya untuk
diperdagangkan, baik antarwilayah/kota di dalam negeri maupun
antarnegara (internasional) yang dikenal dengan istilah ekspor-impor.
Apa pun jenisnya, semua barang kiriman, kecuali benda-benda pos dan
bagasi penumpang, baik yang diperdagangkan (ekspor-impor) maupun untuk
keperluan lainnya (nonkomersial) dan dilengkapi dengan dokumen
pengangkutan (SMU atau Air Way Bill) dikategorikan sebagai kargo.
Ada
pihak utama yang terkait dengan pengiriman kargo, yaitu pihak pengirim
(shipper), dan atau penerima (consignee), pihak pengangkut, dan pihak
ground handling dan atau warehouse operator. Shipper bisa berupa
perorangan, badan usaha, dilakukan secara langsung tanpa perantara, atau
melalui jasa ekspedisi pengiriman barang yang dikenal dengan istilah
freight forwarder atau ekspedisi muatan kapal laut atau ekspedisi muatan
pesawat udara. Beberapa contoh perusahaan kelas dunia yang sudah
mengklaim diri menerapkan konsep total logistic service antara lain
Fedex, TNT, DHL, UPS, dan lain-lain. Untuk domestic ada Fin Logistic,
MSA kargo, dan Republix Express (Repex Airlines). Sedangkan carrier bisa
berupa cargo sales agent, cargo sales airline, airline/air charter yang
juga berfungsi sebagai pengangkut kargo.
B. Prosedur Ekspor Impor
Ada
beberapa syarat prosedural yang harus dilakukan baik untuk mengekspor
maupun mengimpor barang. Untuk mengirim barang, hal-hal yang harus
dilakukan adalah sebagai berikut :
1. Bila seseorang ingin mengirim
barang/kargo, yang harus dilakukan adalah mendatangi kantor cargo
agent/freight forwarder dengan membawa barangnya. Di sana barang akan
ditimbang dan diperiksa packingnya. Bila memenuhi syarat, maka akan
dibuatkan dokumen Air Waybill (untuk pengiriman dalam negeri dibuatkan
surat muatan udara). Biaya pengiriman bisa dibayar di muka (prepaid)
atau di tempat tujuan (collect).
2. Selanjutnya cargo agent atau
freight forwarder akan datang ke area pergudangan, khususnya ke
Acceptance Counter untuk memproses kargo tersebut.
3. Dokumen-dokumen
pelengkap kargo dibawa ke pabean untuk diperiksa dan disetujui. Bila
memenuhi syarat, barang siap untuk dikirim.
4. Selanjutnya barang
disimpan dan di built up di gudang outbound sampai tiba waktunya untuk
dinaikkan atau dimasukkan ke dalam cargo compartment pesawat.
5.
Tahap berikutnya adalah proses pengeluaran barang yang diterima, yaitu
setelah barang diturunkan dari pesawat terbang, barang akan disimpan
lebih dahulu di gudang impor dan gudang rush handling.
6. Si penerima
barang akan mendapatkan pemberitahuan tentang adanya barang kiriman
(notice of arrival) berupa surat, email, atau melalui telepon dari
petugas di gudang inbound.
7. Consignee dalam hal ini bisa diwakili
oleh freight forwarder, datang ke gudang inbound untuk melakukan proses
pengambilan kargo tersebut.
8. Barang di gudang impor hanya bisa
dikeluarkan setelah diperiksa (dinyatakan clearance) oleh pihak pabean
dan pembayaran pajak dan atau bea masuk atas barang tersebut telah
diselesaikan.
C. Klasifikasi Kargo
Berdasarkan cara
penanganannya, kargo dibagi ke dalam dua golongan besar,yaitu general
cargo dan special cargo. Sementara itu, menurut ketentuan dari IATA HAM
810 April 1998 Annex A, 20th edition, January 2002 bahwa kargo dibedakan
menjadi 3 jenis yaitu general cargo, special shipment (missal AVI, PER,
HUM, VAL, DG, LHO, VUN, dll) dan specialized cargo products (misalnya
express cargo, dan courier shipment).
1. General cargo adalah
barang-barang kiriman biasa sehingga tidak memerlukan penanganan secara
khusus, namun tetap harus memenuhi persyaratan yang ditetapkan dan aspek
safety. Contoh barang yang dikategorikan general cargo antara lain :
barang-barang keperluan rumah tangga, peralatan kantor, peralatan
olahraga, pakaian (garment, tekstil), dan lain-lain.
2. Special
cargo adalah barang-barang kiriman yang memerlukan penanganan secara
khusus (special handling). Jenis barang ini pada dasarnya dapat diangkut
lewat angkutan udara dan harus memenuhi persyaratan dan penanganan
secara khusus sesuai dengan regulasi IATA dan atau pengangkut. Contohnya
yaitu live animals, human remain, perishable goods, valuable goods, dan
dangerous goods.
Gambar aktifitas pergudangan inbound
Pada
gudang inbound ada beberapa unit yang terkait dengan penanganan kargo,
seperti unit acceptance, document processing, storage, dan break down
area. Pada prinsipnya penerimaan dan pengiriman kargo ada dua hal yaitu
dokumen dan kargo.
ACCEPTANCE AREA
Acceptance di gudang impor
adalah unit yang bertugas melakukan verifikasi dokumen sebelum menjalani
proses selanjutnya. Selanjutnya akan dibahas tata cara di acceptance.
Selanjutnya dokumen tersebut dipilah-pilah dan didistribusikan ke unit
storage, cargo delivery, rush handling, transfer/transit, bea cukai, dan
karantina, kantor pos tukar bandara setempat ataupun warehouse operator
lain untuk proses over bringen (OB)
Memeriksa data pada MAWB antara lain :
• (1) Special Handling Information
• (2) Commodity
• (3) Sistem Pembayaran (collect atau prepaid)
• (4) Tujuan akhir pengiriman
• (5) Nama dan alamat consignee
BREAK DOWN AREA
Break down area adalah tempat kargo dibongkar atau diturunkan dari ULD. Pelaksanaan breakdown adalah sebagai berikut:
1. Petugas mendapatkan break down plan dari petugas acceptance
2. Petugas akan memeriksa kondisi ULD secara saksama sebelum kargo diturunkan.
3. Pada saat kargo dibongkar, petugas akan mencatat :
Kondisi ULD
Nomor ULD
Kondisi segel
Nomor MAWB dan jumlahnya per ULD
Nomor HAWB dan jumlahnya per ULD
Jenis, warna, dan cirri kemasan
4.
Apabila ada special cargo, petugas akan segera mengalokasikannya sesuai
dengan jenis kargonya, kecuali ada permintaan sendiri dari pemilik
kargo.
5. Apabila ada kargo angkut lanjut, petugas akan segera menyiapkan kargo dan dokumennya untuk diproses lebih lanjut.
6. Petugas menyerahkan hasil breakdown ke petugas storage untuk ditempatkan.
7. Setelah selesai, petugas akan mengirimkan hasil break down ke unit-unit terkait lainnya melalui telex dan atau email.
STORAGE
Seperti
telah dibahas sebelumnya, mekanisme storage harus mengikuti seperti
yang tercantum dalam AHM 330. Storage import terbagi menjadi beberapa
area seperti be handle area, over flow area, dan area-area lain untuk
special cargo.
Adapun proses storage dapat dideskripsikan sebagai berikut :
1. Petugas menerima kargo yang telah selesai proses break down
2.
Petugas mendapatkan cargo dalam area storage sesuai dengan lokasi yang
telah ditetapkan. Pengelompokkan kargo dalam storage bisa didasarkan
atas beberapa hal, antara lain jenis kargo, nomor airwaybill, jenis
komoditas, ukuran atau beratnya.
3. Petugas juga harus menyiapkan kargo yang akan diserahkan kepada consignee.
4. Petugas melaksanakan stock opname tiap hari.
CARGO DELIVERY
Cargo
delivery adalah unit yang berhubungan langsung dengan consignee,
freight forwarder, atau PPJK (Perusahaan Pengurusan Jasa Kepabeanan).
Pekerjaan unit ini dapat dideskripsikan sebagai berikut :
1. Petugas menerima dokumen yang telah diproses oleh unit acceptance.
2. Petugas melakukan Notice of Arrival (NOA) melalui telepon, fax, atau email.
3.
Pada saat consignee/freight forwarder/PPJK datang, petugas akan meminta
kartu identitas (KTP,passport,SIM, dan lain-lain) baru setelah itu
dokumen asli diserahkan untuk diproses lebih lanjut.
4. Apabila
kewajiban kepabeanan dan sewa gudang telah selesai diakukan, petugas
akan mengeluarkan surat/form yang menyatakan bahwa kargo sudah boleh
dibawa keluar gudang.
Prasarana yang terdapat di gudang untuk menunjang kelancaran petugas, yaitu :
a) Strong room
• Merupakan tempat atau fasilitas penyimpanan barang-barang berharga.
b) AC room
• Merupakan lokasi atau ruangan penyimpanan barang atau kargo yang mempunyai temperature suhu dari 150C sampai dengan 250C.
c) Cool room
• Merupakan tempat atau fasilitas penyimpanan barang atau kargo yang mempunyai temperature suhu dari 20Csampai dengan 80C.
d) Cold Storage
•
Merupakan tempat atau fasilitas penyimpanan barang atau kargo yang
mempunyai temperature suhu dari 10Csampai dengan minus 250C.
e) Dangerous goods room
• Merupakan lokasi atau penyimpanan khusus barang atau kargo yang berbahaya/dangerous goods.
f) Location/Blok (general cargo)
• Merupakan area penyimpanan barang partai/jumlah, berat, dan dimensi yang besar.
g) Rush handling warehouse
•
Gudang yang dipakai untuk menimbun/menyimpan barang yang sifatnya
segera harus diterima/diberangkatkan atau harus segera diserahkan kepada
penerima barang.
Gambar Aliran Aktifitas di Pergudangan Outbound
ACCEPTANCE AREA
Acceptance Area adalah area tempat shipper/freight forwarder melaporkan cargo yang akan dikirim. Ada dua cara pelaporan :
1. Pelaporan secara lisan.
2. Pelaporan dengan menggunakan Shipper Letter of Instructions.
Informasi yang disampaikan shipper terhadap petugas meliputi :
a. Nama sarana pengangkut dan nomor penerbangan
b. Rencana tanggal keberangkatan
c. Nama dan alamat shipper
d. Nama dan alamat consignee
e. Airport asal
f. Airport tujuan
g. Nomor MAWB
h. Jumlah kargo
i. Berat kargo
j. Dimensi kargo
k. Dan data-data penunjang lain
Petugas acceptance dapat menerima kargo dan pos dari :
1. Shipper
2. Freight forwarder/cargo agent
3. Transfer dari airline lain
TATA CARA PENGIRIMAN KARGO SECARA UMUM
1.
Petugas menerima SLI dari shipper atau yang mewakili dan melakukan
pemeriksaan terhadap fisik maupun dokumen untuk meyakinkan bahwa kargo
tersebut telah memenuhi persyaratan. Pemeriksaan meliputi dokumen
pelengkap, misalnya Material Safety Data Sheet (MSDS), Shipper
Declaration for Dangerous Goods, Shipper Certification for Live animal,
sertifikat karantina, dan lain-lain. Sementara itu, pada pemeriksaan
fisik kargo petugas harus memastikan bahwa kargo jumlahnya sesuai dengan
yang tertera pada label, kemasan dalam kondisi baik, marking dan label
sesuai dengan ketentuan, dan untuk kargo yang disegel, pastikan segel
tidak rusak.
2. Setelah proses pemeriksaan dokumen dan fisik selesai, petugas akan menerbitkan Bukti Timbang Barang (BTB)
3. Petugas memeriksa bukti pembayaran sewa gudang.
4.
Petugas memeriksa Master Airwaybill, apakah nomor sudah sesuai dengan
BTB dan bukti pembayaran sewa gudang, memastikan apakah pengisian MAWB
sudah benar dan sama dengan yang tertera di BTB.
5. Petugas memastikan bahwa cargo telah mendapatkan tanda persetujuan muat dari bea & cukai.
6.
Petugas memastikan bahwa kargo telah menjalani proses X-Ray atau
pemeriksaan dengan cara lain, misalnya metal detector, stay 24 jam
ataupun pemeriksaan isi kemasan.
7. Petugas mengistruksikan kepada petugas terkait untuk memindahkan cargo ke storage area.
Tata Cara Penerimaan Live Animals
Penerimaan cargo untuk pengiriman AVI harus melihat kondisi binatang
yang akan dikirim serta kelengkapan dokumen yang diperlukan seperti yang
tertera di IATA Live Animals Regilations Manual dan juga melihat
regulasi yang dikeluarkan dari airlines bersangkutan dalam hal
pengiriman AVI. Regulasi yang dikeluarkan berkaitan dengan jenis
binatang, jenis aircraft, temperature udara di stasiun asal, rute yang
dilalui, dan keadaan atau regulasi yang berlaku di tempat tujuan, atau
apabila diperlukan melihat keberadaan pendamping dari live animal
tersebut.
Hal-hal yang harus diperhatikan dalam penerimaan (acceptance) dari live animal adalah sbb :
1. Kesehatan dan kondisi dari live animal tersebut
Hanya binatang yang terlibat sehat dan dalam kondisi yang fit dapat
melakukan perjalanan ke tempat tujuan dengan menggunakan jasa angkutan
udara. Shipper harus menginformasikan apabila binatang dalam keadaan
hamil atau baru melahirkan dalam waktu…. Jam sebelum
keberangkatan.Mamalia yang dalam keadaan hamil tidak dapat diterima
untuk pengiriman kecuali dilengkapi dengan surat jaminan kesehatan dari
dokter hewan untuk menghindari resiko melahirkan selama dalam
perjalanan.
2. Consolidation
Live animal tidak boleh dijadikan
consol cargo dengan cargo lain selain live animal kalau dijadikan
consol dengan live animal harus mengacu kepada IATA Live Animal
Regulations.
3. Documents
Documen kesehatan dan sertifikat suntikan rabies harus disertakan karena merupakan ketentuan umum sesuai dengan TACT rules 7.3.2
4. Packing and marking
Paking
untuk binatang harus bersih bebas dari kebocoran dan container untuk
live animal harus dapat menjamin dapat mencegah binatang tersebut lolos
dari container tempat pengiriman, kemudian container tempat binatang
harus diberi tanda khusus untuk live animal berupa tag di setiap
container.
5. Food and other additional articles
Makanan yang
diperlukan oleh binatang selama perjalanan harus termasuk dalam
perhitungan chargeable weight, apabila makanan tersebut dikirimkan
sebagai kiriman terpisah harus diberi tanda pada kemasannya
6. Reservation
Harus
ada kepastian dari reservasi yang dilakukan mengenai keberadaan space
di pesawat, kemungkinan connecting flight dan kepastian keberangkatan ke
stasiun tujuan.
Tata Cara Penerimaan Perishable Cargo
1. Setiap paking harus diperiksa satu per satu secara teliti dan harus ada label “PERISHABLE”.
2.
Ikuti ketentuan tentang penyimpanan cargo misalnya suhu maksimal
minimal, disimpan di storage, cool room atau cold storage sesuai dengan
intruksi pengiriman yang tertera di dokumen
3. Kemasan yang terlihat ada kebocoran dari dalam sebaiknya tidak diterima
Tata Cara Penerimaan Diplomatic Mail
1. Perhatikan dan periksa kondisi kemasan satu per satu secara teliti, pastikan kondisi segel masih dalam keadaan baik.
2. Apabila ada segel yang lepas maka diplomatic mail tidak boleh diterima untuk pengangkutan
Tata Cara Penerimaan Human Remain
1.
Harus dikirimkan di dalam funeral urns (tempat abu), khusus untuk
cremated remains,kemasan harus tertutup rapat da tidak bocor.
2.
Harus di dalam peti jenazah yang baik dan tertutup rapat,dan diberi
pengawet, sebaiknya peti jenazah terbuat dari kayu yang kuat untuk
menghindari kerusakan selama pengangkutan, akan lebih baik kalau kemasan
dilapisi dengan bahan alumunium
Tata Cara Penerimaan Mail Baggage
Keseluruhan bag yang dipakai untuk pengiriman harus diperiksa secara teliti, pastikan segel dalam kondisi baik.
STORAGE AREA
Storage area biasa juga disebut lokasi, yaitu tempat pengendapan kargo
untuk sementara sambil menunggu proses berikutnya untuk dibuilt up.
Adapun storage yang baik akan mengikuti ketentuan IATA sebagai berikut :
1.
Aman, pengamanan terhadap cargo tidak hanya bagi VAL, namun
diperuntukkan juga bagi cargo lainnya. Keamanan yang baik merupakan
tindakan preventif terhadap potensi kehilangan, kerusakan, maupun
hal-hal lain yang dapat menyebakna kesalahan penanganan kargo.
2.
Adanya lokasi yang baik, seperti segregation untuk DG, ada lokasi yang
memadai untuk special cargo yang lain, misalnya cool room, cold storage,
strong room, dll.
3. Metode penyimpanan baik sehingga pergerakan
kargo di dalam gudang dapat berjalan dengan baik. Hal ini akan menunjang
kecepatan penanganan pre loading yaitu built up ataupun pada saat
relokasi cargo di gudang.
1) Prosedur storage untuk DIP/VAL/HUM
a)
Kargo tersebut harus segera dipindahkan ke storage setelah proses
acceptance. Untuk kiriman VAL (Valuable Goods) harus selalu berada dalam
pengawasan petugas keamanan (security).
b) Sewaktu membawa
barang-barang yang dimasukkan atau dikeluarkan dari tempat penyimpanan
yang aman, kondisi masing-masing barang harus diperiksa dengan penuh
kehati-hatian sesuai dengan aturan yang berlaku, dan barang harus sudah
dicatat.
c) Kalau ada cacat pada barang, harus segera dilaporkan ke
pihak customer service dan security untuk difoto, dan secepatnya
dibuatkan CIR (Cargo Irregularity Report).
2) Prosedur storage untuk PER, AVI
a) Simpan di tempat yang bersih dan kering.
b) Hindari sinar matahari.
c) Jauhi dari kiriman radio active.
d) Ikuti instruksi dari pengirim yang biasanya instruksi tersebut tertulis di dalam airwaybill.
e) AVI (Live Animal) yang berasal dari species yang berbeda sebaiknya jangan diletakkan berdekatan.
f)
Apabila diperlukan, simpan PER (Perishable) pada cool room atau cold
storage atau AC room sesuai dengan instruksi shipper atau pengirim
barang.
BUILT UP AREA
Built up yang dahulu disebut make up
adalah aktivitas menyusun kargo ke dalam container/ke atas pallet dan
atau gerobak agar cargo menjadi layak dan aman untuk dimuat ke dalam
compartment pesawat.
Untuk menunjang proses built up diperlukan beberapa peralatan seperti :
1. PCHS
2. ULD
3. Wooden/fiber pallet
4. Strap
5. Slink
6. Cover Vinyl
7. Water absorbent
8. Wrapping
9. Net
10. Spreader
11. Ballast
12. Contour gauge
13. Scale
14. Forklift
15. Rack
16. Scale
17. Cargo Cart
Tata Cara Built Up
1.
Petugas menyiapkan serivecable ULD yang tersedia sesuai dengan built up
plan yang telah dibuat dan jenis pesawat yang akan mengangkut kargo
tersebut.
2. Petugas memeriksa kargo storage area, untuk memastikan
bahwa cargo telah ada di storage dan telah mendapatkan persetujuan muat
dari bea cukai
3. Setelah semua siap, petugas melapisi dengan alas ULD dengan cover vinyl
4. Tahapan berikutnya adalah menyusun kargo di atas/di dalam ULD sesuai dengan built up plan
5. Setelah proses built up plan selesai, ULD akan ditutup kembali dengan cover vinyl, dan dipasang net
6. Petugas memasang ULD tag dengan mengikuti aturan IATA AHM 331
7. Kargo ditimbang dan hasilnya dilaporkan ke petugas lain yang terkait dengan pelaporan kepada load control.
Masalah yang sering terjadi di dalam penanganan cargo inbound yaitu :
a. Missing Cargo (MSCA)
Merupakan suatu kondisi dimana jumlah kargo yang tiba di bandara tujuan kurang dari data yang terdapat di manifest cargo.
b. Missing Airwaybill (MSAW)
Merupakan suatu kondisi dimana dokumen master airwaybill tidak tiba di
bandara tujuan, akan tetapi kargonya sampai di bandara tujuan.
c. Missing Mail Baggage (MSMB)
Merupakan suatu kondisi dimana jumlah pos yang datang jumlahnya tidak sesuai dengan aslinya.
d. Damage Cargo (DMCA)
Merupakan kerusakan kargo.
e. Found Cargo (FDCA)
Merupakan suatu kondisi dimana kargo ditemukan di bandara tujuan dan
diterima oleh petugas di lapangan, akan tetapi kargo tersebut tidak
tercantum di dalam manifest cargo.
f. Over Carriage
Merupakan kargo yang salah pengirimannya.
g. Surplus
Merupakan suatu kondisi dimana jumlah kargo yang tiba di bandara tujuan
jumlahnya melebihi dengan jumlah yang terdapat di dalam manifest cargo.
APRON AREA
Menurut Oxford dictionary, Apron Area yaitu “Hard-surfaced (tarmac,
concrete, etc) area on an air-field, used for maneuvering and
(un)loading aircraft.” Atau dengan kata lain, apron area adalah Daerah
keras di lapangan udara yang digunakan untuk pergerakan dan bongkar muat
pesawat.
Ada dua cara penanganan pesawat di Bandar udara, yaitu
turnaround arrangement dan transit arrangement. Turn around arrangement
adalah penanganan bagi pesawat yang mendarat di kota tujuan akhir.
Sedangkan transit arrangement adalah penanganan bagi pesawat yang
mendarat di kota persinggahan atau transit.
Kegiatan Apron berdasarkan IATA SGHA, yaitu
SECTION SUBJECT CHECKED
1 Representation and Accomodation ---
2 Load Control, Communications and Departure Control System √
3 Unit Load Device Control √
4 Passengers and Baggage ---
5 Cargo and Post Office Mail ---
6 Ramp √
7 Aircraft Servicing √
8 Fuel and Oil √
9 Aircraft Maintenance √
10 Flight Operation and Crew Administration ---
11 Surface Transport √
12 Catering Services √
13 Supervision and Administration ---
14 Security √
Sedangkan Kegiatan Ramp Handling meliputi
1. Aircraft Loading and Unloading
2. Marshailing
3. Parking
4. Ramp to Flight Deck Communication
5. Starting
6. Safety Measures
7. Moving Aircraft
A. PETUGAS-PETUGAS APRON
Adapun petugas-petugas yang bekerja di Area Apron, yaitu
1. Marshalling,
Petugas pemandu parkir pesawat pada saat kedatangan.
2. Ramp Koordinator/Dispatcher,
Petugas yang mengkoordinir seluruh kegiatan ground handling di apron.
3. Load Control,
Petugas yang merencanakan alokasi pemuatan pesawat (pax, bag, cgo & mail).
4. Load Master,
Petugas yang mengawasi pemuatan bagasi dan cargo sesuai dengan rencana.
5. Departure Control,
Petugas yang mengontrol alokasi parkir pesawat dan membantu pesawat untuk melakukan pergerakan saat di apron.
6. GSE Operator,
Petugas yang mengoperasikan Ground Support Equipment (GSE).
7. Aircraft Mechanic,
Petugas yang melakukan perawatan teknik pesawat.
8. Wing Man,
Petugas yang mengawasi posisi (sayap) pesawat agar tidak bertabrakan saat parkir/akan berangkat. .
9. Security,
Petugas yang mengamankan pesawat dan kegiatan penanganan pesawat.
10. Porter,
Petugas yang melakukan loading / unloading sesuai rencana pemuatan.
11. Aircraft Interior Cleaning,
Petugas yang membersihkan bagian dalam pesawat,
B. GROUND SUPPORT EQUIPMENT (GSE)
Dan
untuk memperlancar pekerjaan di bagian Ramp Handling, diperlukan
beberapa peralatan pembantu pergerakan pesawat, penumpang dan cargo
selama di darat (Bandar udara) yang dikenal dengan istilah GSE (Ground
Support Equipment). GSE ini dibagi 2, yaitu
1. GSE Motorized:
a ASU – Air Starter Unit, berfungsi untuk mensuplai suhu yang diinginka.
b ACU – Air Conditioning Unit, berfungsi untuk mensuplai udara bertekanan untuk menjalankan mesin pesawat.
c GPU – Ground Power Unit, berfungsi untuk mensuplai energi listrik.
d PBS – Passenger Boarding Stairs, berfungsi untuk menaikkan dan menurunkan penumpang.
e APB – Apron Bus, berfungsi untuk mengantarkan penumpang menuju pesawat atau terminal.
f BTT – Baggage Towing Tractor, berfungsi untuk menarik BCT yang membawa bagasi.
g BCL – Belt Conveyor Loader, berfungsi untuk menurunkan dan menaikkan bagasi atau cargo.
h HLL – High Lift Loader, berfungsi menaikkan dan menurunkan cargo (yang disusun di atas palet dan ULD dengan berat ± 7 ton.
i
MDL – Main Deck Loader, berfungsi menaikkan dan menurunkan cargo dengan
berat ± 17 ton dan biasanya digunakan pada pesawat freighter.
j CTL – Cargo Transporter Loader, berfungsi untuk memindahkan cargo ke terminal atau sebaliknya.
k ATN – Aircraft Towing Narrow Body, berfungsi untuk mendorong pesawat narrow body dari taxy way.
l ATW – Aircraft Towing Wide Body, berfungsi untuk mendorong pesawat wide body dari taxy way.
m TBL – Towbarrless, berfungsi untuk mendorong pesawat tanpa menggunakan towbar.
n LST – Lavatory Service Truck, berfungsi untuk menyedot dan membersihkan lavatory.
o WST – Water Service Truck, berfungsi untuk mensuplai air di pesawat baik untuk air minum aupun air untuk lavatory.
p FLT – Fork Lift, berfungsi untuk memindahkan barang dari suatu tempat ke tempat lain.
q ABL – Ambulift, berfungsi untuk menurunkan dan menaikkan incapacited passenger.
2. GSE Non-Motorized
b. ATB – Aircraft Towing Bar, berfungsi sebagai alat penghubung ATN’ATW dengan pesawat pada proses push back.
c. AFX – Apron Fire Extinguisher, berfungsi untuk memadamkan kebakaran di sisi Apron.
d.
BCT – Baggage Cart, berfungsi untuk memindahkan bagasi dari make-up
area atau cargo dari warehouse ke pesawat atau sebaliknya.
e. CDL – Container Dollies, berfungsi untuk memindahkan ULD dari make-up area /warehouse ke pesawat atau sebaliknya.
f. CRK – Sontainer Rack, berfungsi untuk menyimpan ULD pada saat tidak digunakan.
g. LSC – Lavatory Service Cart, berfungsi untuk mengganti dan mensuplai air lavatory.
h. WSC – Water Sevice Cart, berfungsi untuk mensuplai air laik minum di pesawat.
i. LPD – Long Pallet Dollies, berfungsi untuk menyusun cargo untuk dimuat ke pesawat.
j. MPS – Manual Passenger Stair, berfungsi untuk menaikkan dan menurunkan penumpang.
k. PDL – Pallet Dolies, berfungsi untuk menyusun kargo untuk dimuat ke pesawat.
l. PRK – Pallet Rack, berfungsi untuk menyusun palet yang tidak digunakan.
m. TSJ – Tail Stanchion Jack, berfungsi untuk mencegah kondisi pesawat nose-up/tipping pada saat proses loading/unloading
